الدليل المهني للمشتريات والمستودعات

ملاحظة : أدناه عينة من محتويات الدليل …. وبالتالي فإن جميع الدليل بهذه الصيغة وهذا الترتيب وهذا التنسيق

4.1. نظام المشتريات

4.1.1. السياسات العامة للتعامل مع الموردين

1. يجب إعداد استمارات أسئلة للموردين وتحديثها دورياً حتى تكون هناك معلومات كاملة عن الموردين الذين تتعامل معهم الشركة.
2. يتم حفظ قائمة خاصة بأسماء الموردين المعتمدين تشتمل القائمة على البيانات الخاصة بالموردين، المنتجات، أسعارها، طرق الشراء، أسماء الأشخاص المتعامل معهم ..الخ. ويتم تجديد بيانات قائمة الموردين بصفة دورية من قبل وحدة المشتريات.
3. يجب ترقيم وترتيب الموردين حسب تخصصات كل مورد Vendor Classification.
4. يجب أن يتم إعداد قائمة بالموردين الرئيسيين المعتمدين لضمان شراء المواد واللوازم بأفضل الأسعار ووفق أفضل شروط الدفع وعلى أفضل مستوى جودة متوفرة في السوق.
5. لا يجوز الشراء من موردين خارج الموردين المؤهلين المسجلة أسمائهم في سجل الموردين المعتمدين، إلا للضرورة وأن تتماشى مع جدول الصلاحيات.

4.1.2. المفاضلة بين أساليب الشراء

يجب على إدارة المشتريات تحديد عدد مصادر التوريد تبعاً لمصلحة الشركة بناءً على الفوائد التالية:

1. فوائد الشراء من مصدر واحد :
   • الحصول على خصم كمية.
   • الاقتصاد في تكاليف النقل.
   • ضمان ولاء المورد.
   • سهولة إجراء الاتصال.
   • صغر حجم الكمية.
   • توافر التجانس في المواد.
   • اشتراط المورد حد أدنى من الكمية.
2. فوائد الشراء من عدة مصادر :
   • الاستفادة من المنافسة بين الموردين.
   • السرعة في الحصول على المواد.
   • ضخامة المواد المطلوبة عدداً.
   • عندما يكون هناك تنويع في المنتجات.
   • توزيع المخاطر.
3. إختيار المورد المناسب : يجب اختيار الموردين، عند الشراء بناءً على ما يلي:
   • السعر.
   • جودة المنتج.
   • فترة التوريد.
   • سمعة المورد.
   • المواصفات الفنية للمنتج.
   • سهولة الإستخدام.
   • المصداقية في الخدمات.
   • العلاقة السابقة مع المورد ( إن وجدت ).
   • الخدمة الفنية.
   • التدريب بالنسبة للمشتريات التي تحتاج إلى ذلك.
   • الوقت الفني المطلوب للإستلام.

4.1.3. التعاقد مع الموردين

1. على الشركة إبرام عقود شراء مع الموردين الأساسيين لتسهيل وتعجيل الإجراءات الخاصة بعملية الشراء وذلك بعد استيفاء الطرق النظامية للمفاضلة بين الموردين حسب سياسة الشركة لترسية العطاءات.
2. تعتمد عقود الموردين من ذوى الصلاحية حسب جدول الصلاحيات المعتمد.
3. يجب إبرام عقود مع الموردين في حالة عدم إمكانية استخدام أمر الشراء ليغطي كافة شروط التعاقد مع المورد.
4. يجب على موظفي المشتريات عند التعامل مع مندوب الموردين التأكد من أن هذا المندوب لديه تفويض رسمي من المورد بصلاحية البيع والتفاوض والتوقيع نيابة عنه إذا لزم الأمر.
5. يجب حفظ ملف خاص بكل مورد يحتفظ فيه بالعقد المبرم وكذلك جميع المراسلات التي تتم مع المورد.
6. ينبغي إعتماد قائمة الموردين الرئيسيين من قبل مدير الخدمات المساندة، على أن تتم مراجعتها وتعديلها بشكل دوري.
7. يحب مراجعة قائمة الموردين دورياً وتحديد الموردين المفضل التعامل معهم ومدى إلتزامهم بشروط العقد بالإضافة إلى متطلبات الشراء.
8. يجب على وحدة المشتريات بالإضافة إلى صاحب الصلاحية مناقشة العقود مع الموردين وإعطاء أهمية خاصة للنواحي التالية:
   • مدة التوريد
   • طريقة وشروط الدفع
   • مكان التسليم
   • سعر البضاعة المراد شرائها
   • الخصم الخاص بالشركة وخصم الكمية
   • تثبيت السعر في حالات التغير في أسعار السوق لأصناف معينة على أن يتم التوريد المستقبلي مع ثبات السعر الحالي بصرف النظر عن التغيير في السعر.
   • التأمين على المنتج ( إذا تطلب الأمر ذلك )
   • شراء الأصناف التي تتطلب تصنيعاً خاصاً ولا تكون متوفرة عادة في الأسواق أو ليس لها مواصفات محددة في كتالوجات المورد.

4.2.نظام المستودعات

4.2.1. السياسات العامة لإستلام المواد المشتراة

1. تقع على عاتق إدارة المستودعات مسئولية إستلام وفحص المخزون والتأكد من مطابقة البضاعة المستلمة مع أمر الشراء.
2. يتم طباعة محضر فحص واستلام بدون كميات من نظام المستودعات الآلي وتدوين كميات المخزون المستلمة على المحضر المطبوع والتوقيع مفيداً بالإستلام.
3. على إدارة المستودعات تحويل محضر الفحص والاستلام الموجود في نظام المستودعات الآلي إلى إذن وارد مخزني، والذي يعتبر كسند إستلام للبضاعة. ومن ثم يتم إدخال الكميات المستلمة  المدونة في محضر الفحص والاستلام في إذن الوارد المخزني.
4. يتم إعداد إذن الوارد المخزني من أصل وصورة ترسل الأصل إلى إدارة المشتريات مع أخذ التواقيع اللازمة بالإستلام ويحتفظ بالصورة مع محضر الفحص والاستلام المدون فيه الكميات المستلمة في ملفات المستودعات.
5. يتم ترقيم إذن الوارد المخزني بأرقام متسلسلة مع بداية كل عام، على أن يقوم بإثبات آخر رقم إذن وارد مخزني تم إستخدامه في العام المالي ضمن محضر الجرد.
6. تكون المستودعات مسئولة عن ترتيب وتنسيق وحفظ المواد المستلمة بما يحفظها من التلف أو الضياع.
7.  

4.2.2. أهداف التنظيم الداخلي للمستودعات

1. الوصول إلى البضاعة بأقل جهد ممكن وأقل تكلفة وبالتالي التقليل من أعداد العاملين بالمستودعات.
2. تقليل كمية البضاعة التالفة وسهولة مراقبتها.
3. سهولة متابعة البضاعة التالفة.
4. تسهيل عملية الجرد.
5. الإستفادة من مساحة المستودعات مما يؤدي إلى تخزين أكبر كمية ممكنة.
6. تقليل ومتابعة المخزون الراكد.
7. سهولة الحركة داخل المستودع.
8. سهولة إدخال وإخراج البضاعة من وإلى المستودع.
9. تحقيق أقصى مرونة ممكنة لمواجهة التغيرات المحتملة في إحتياجات التخزين ومعداته.
10. إظهار المخزن في صورة حسنة، جيدة ومرتبة ووضع المعدات والأصناف في أماكنها المخصصة.
11. المحافظة على درجة حرارة مناسبة.
12. توفير القدر الكافي من التهوية والإضاءة المناسبة.

4.2.3. ترقيم وترتيب مناطق التخزين داخل المستودعات

1. يتم ترقيم كافة الأرفف والمناطق المتواجدة داخل المستودع بأرقام متفق ومتعارف عليها من قبل إدارة المستودعات حتى يسهل فهمها من قبل العاملين.
2. يجب توحيد نظام الترقيم المتبع على كافة المستودعات والمستودعات بالشركة.
3. يتم ترقيم مناطق تخزين البضاعة عند الاستلام وتحديث نظام الحاسب الآلي به ليسهل معرفة مكان تواجد البضاعة عند الحاجة.
4. يتم وضع الأصناف التي تصرف بكثرة في أماكن قريبة من نافذة / جهة الصرف.
5. أما الأصناف ثقيلة الوزن، فيتم تخزينها على أرضية المخزن وفي أماكن تقلل من مجهودات نقلها وتحريكها.
6. الأصناف القابلة للانفجار والاشتعال تعزل عن غيرها من الأصناف وتخزن في أماكن محصنة.
7. الأحمال الكبيرة التي لا تتأثر بفعل العوامل الجوية، يتم تخزينها في ساحات خارجية محصنة بالأسوار.

4.2.4. ترقيم الأصناف داخل المستودعات

1. على إدارة المستودعات تصنيف المخزون المتواجد في المستودعات وإعداد دليل للأصناف المخزنة يتضمن بياناً وصفياً لكل صنف.
2. يتم تعريف أصناف المخزون برقم كودي متفق ومتعارف عليه من قبل إدارة المستودعات والصيانة حتى يسهل التعرف من خلاله على النوع الصحيح للمخزون.
3. يتم وضع الرقم الكودي بشكل يسهل التعامل به من قبل منسوبي إدارة المستودعات والإدارات الأخرى.
4. يجب ترقيم الأصناف بشكل موحد على جميع المستودعات.
5. يتم تعريف المخزون بحسب نوعه وطبيعته سواء تم شرائه بهدف التخزين أم بهدف الصرف مباشرة على مراكز التكلفة (Non-stock items).
6. يتم ترقيم المخزون من قبل مسؤول التخزين في المستودعات.

4.2.5. ضوابط السجلات الرئيسية للمخزون

1. على إدارة المستودعات الإحتفاظ بالسجلات اللازمة التي تظهر الأصناف المخزنة وكمياتها والحركة عليها بهدف الرقابة عليها والمحافظة على حد أدنى لكل صنف من أصناف البضائع.
2. تكون مسئولية صيانة السجلات الرئيسية للمخزون على عاتق أمين المستودع.
3. يُعد إدارة المستودعات هو المسؤل عن أي معاملة تؤثر على حركة المخزون سواء كانت إضافة، صرف، تحويل أو تعديل.
4. على إدارة المستودعات إجراء صيانة دورية للسجلات الرئيسية للمخزون للتأكد من عدم وجود إزدواجية في تعريفات المخزون مثل إدخال صنف برقمين مختلفين، الخ.