Facebook Twitter
0
0

الدليل المهني للسياسات العامة للشركة

التعريف العام

  1. يُعرف دليل السياسات العامة للشركة بأنه مجموعة الضوابط والسياسات والإجراءات المعتمدة في الشركة للمواضيع المختلفة ولجميع النشاطات بغرض تعزيز نظام الضبط الداخلي .
  2. يشتمل الدليل على جميع المسائل التي توضح خطوات إعداد دليل السياسات العامة للشركة والبناء عليها لتناسب العائلة ، مما يمكن المسؤول من المقارنة والقياس ( Benchmarking ) عند إعداد الدليل.
  3. يقع الدليل في ( 100 ) صفحة من الحجم العادي (A4).

$100 دولار أمريكي

المحتويات التفصيلية للدليل

خارطة الطريق للأدلة المهنية ( النظام الشامل ) وموقع الدليل في الخارطة
المجموعة الأولى ( منظومة الحوكمة )  – Group ( 1 ) Corporate Governance System
رقم الدليل الدليل
1 الدليل المهنـي للميثاق العائلي Family Charter P. Manual
2 الدليل المهنـي لنظـام الحوكمــة Corporate Governance P. Manual
3 الدليل المهني لحوكمة الشركات العائلية Family CO. CG P. Manual
4 الدليل المهني لحوكمة الشركات المتوسطة والصغيرة CG P. Manual for Medium & Small CO.
5 الدليل المهني للميثاق الأخلاقي للشركة Company COE Charter P. Manual
6 الدليل المهني لميثاق إدارة المخاطر Risk Management Charter P. Manual
7 الدليل المهني للتميز المؤسسي والجودة O.Excellence & Quality P. Manual
المجموعة الثانية ( النظام الإداري )  – Group ( 2 ) Administrative System
8 الدليل المهني للهيكل التنظيمي Organization Chart P. Manual
9 الدليل المهني للمؤهلات والجدارات والمهارات Q., Competencies & Skills P. Manual
10 الدليل المهني للوصف الوظيفي Job Description P. Manual
11 الدليل المهني لمهام الوحدات الرئيسية في الشركة Main Co. Units Tasks P. Manual
12 الدليل المهني لمنظومة الصلاحيات الوظيفية Authorities Matrix P. Manual
المجموعة الثالثة (نظام الموارد البشرية  )  – Group ( 3 ) Human Resources System
13 الدليل المهني لنظام الموارد البشرية HR System P. Manual
14 الدليل المهني للميثاق الأخلاقي للموظفين Employees COE  P. Manual
15 الدليل المهني لإدارة المواهب والتدوير والتعاقب الوظيفي TM,FR & SP P. Manual
16 الدليل المهني لنظام تقييم الأداء Performance Appraisal P. Manual
17 الدليل المهني للتصنيف الوظيفي وجدول الرواتب JC & Salary Scale P. Manual
18 الدليل المهني لنظام الحوافز والمكافآت Incentives & Rewards System P. Manual
19 الدليل المهني للإختيار والتوظيف Selection & Recruitment P. Manual
20 الدليل المهني للإندماج الوظيفي وتوجيه الموظف الجديد Career Integration & N.E. Guide P. Manual
21 الدليل المهني لنظام التوفير والإدخار والصندوق الخيري Emp. SF& C.Fund  P.Manual
22 الدليل المهني لدليل الموظف Emp. Hand Book P.Manual
23 الدليل المهني لقاموس الموارد البشرية HR Glossary P.Manual
المجموعة الرابعة ( النظام المالي والعمليات ) – Group ( 4 ) Financial & Operation System
24 الدليل المهني للنظام المالي Financial System P.Manual
25 الدليل المهني للتدقيق الداخلي Internal Audit P.Manual
26 الدليل المهني للموازنات التقديرية Estimated budgets P.Manual
27 الدليل المهني لنظام المشتريات والمستودعات Proc. & Warehouses P.Manual
28 الدليل المهني لنظام المبيعات Sales System P.Manual
29 الدليل المهني لنظام الإئتمان والتحصيل Credit & Collection P.Manual
30 الدليل المهني لنظام الشؤون الإدارية والخدمات العامة Admin. & General Services  P.Manual
31 دليل المسؤولية الإجتماعية للشركة Social Responsibility P.Manual
32 الدليل المهني لمعالجة شكاوي العملاء Customer Complains Handling P.Manual
33 الدليل المهني للسلامة والصحة المهنية Safety & O.Health P.Manual
34 الدليل المهني للتخطيط الإستراتيجي للموارد البشرية HR S. Planning P.Manual
المجموعة الخامسة ( الأدلة المتخصصة  )  – Group ( 5 ) Specialized Manuals
35 دليل المجلس العائلي Family Council Manual
36 دليل الصندوق العائلي Family Fund Manual
37 دليل ميثاق الشركاء Partner Charter Manual
38 دليل ميثاق الجمعية العامة ومجلس الإدارة GA & BOD Charter Manual
39 دليل ميثاق مجلس الأبناء  والمجلس الإستشاري Sons ( Parallel ) & C. Council C. Manual
40 دليل ميثاق لجان المجلس ومراقب الحوكمة ومسؤول الإلتزام BOD Committee’s & CG Contr. & C. Manual
41 دليل ميثاق الإدارة التنفيذية والرئيس التنفيذي EM & ( CEO ) Charter Manual
42 دليل الشفافية والإفصاح والمسائلة والتضارب في المصالح Transparency, Disclosure, Accountability & COI Manual
43 دليل المراجعة الداخلية والخارجية Internal & External Audit Manual
44 دليل الصلاحيات والإلتزام الأخلاقي لأعضاء المجلس واللجان BOD & Comm. Authorities & COE Manual
45 دليل السياسات العامة للشركة Company Policies Manual
46 دليل تقييم أداء مجلس الإدارة واللجان BOD & Committee’s  Evaluation Manual
47 دليل أفضل الممارسات ونماذج القرارات والإجتماعات للمجلس واللجان BOD, Committee’s B. Practices & Forms Manual
48 دليل مؤشرات قياس الأداء Key Performance Indicators KPI’s Manual
49 دليل  سياسة المخاطر Risk Management Policy Manual
50 دليل السياسات العامة للموارد البشرية Human Resources Policies Manual
51 دليل الإجراءات ونماذج العمل للموارد البشرية HR Procedures & Working Forms Manual
52 دليل السياسات والتحاليل والتقارير المالية Financial Policies , Analyses & Reports Manual
53 دليل الإجراءات ونماذج العمل المالية Financial Procedures & Forms P. Manual
54 دليل نظام المشتريات Procurement System Manual
55 دليل نظام  المستودعات Warehouses System Manual
الشكل التنظيمي / العناصر الرئيسية لدليل السياسات العامة للشركة

المحتويات التفصيلية للدليل

1. الفصل الأول – التعريفات العامة والتعريف بالشركة والهيكل التنظيمي

1.1. تعريفات عامة
1.2. التعريف العام بالشركة
1.3. بيانات الشركة
1.4. الهيكل التنظيمي العام للشركة

2. الفصل الثاني – سياسة الرقابة الداخلية

2.1. تمهيد
2.2. الهيئات الرئيسية لنظام الرقابة الداخلية
2.3. في نطاق إدارة المخاطر
2.4. سياسات وإجراءات إدارة المخاطر
2.5. الإرتباط التنظيمي لإدارة المخاطر
2.6. المهام الرئيسية لإدارة المخاطر
2.7. في نطاق إدارة المراجعة الداخلية
2.8. المرجعية النظامية للإدارة والشكل التنظيمي
2.9. خطة المراجعة الداخلية
2.10. تقارير المراجعة الداخلية
2.11. في نطاق إدارة الحوكمة والإمتثال والتطوير الإداري
2.12. الأهداف والإرتباط التنظيمي للإدارة
2.13. المهام الرئيسية لإدارة الحوكمة والإمتثال والتطوير الإداري

3. الفصل الثالث – سياسة إدارة المخاطر

3.1. تعريفات
3.2. تمهيد
3.3. الأحكام والسياسات العامة لإدارة المخاطر
3.4. الخطوط العريضة لبناء سياسة المخاطر
3.5. الملامح الرئيسية والملخص العام لسياسة المخاطر
3.6. الإرتباط التنظيمي لإدارة المخاطر
3.7. مسؤولية إدارة المخاطر ( خطوط الدفاع الثلاثة )
3.8. فوائد وجود إدارة المخاطر
3.9. أهداف إدارة المخاطر
3.10. مهام إدارة المخاطر
3.11. دور الوحدات التنظيمية في الشركة في إدارة المخاطر
3.12. مبادئ إطار عمل إدارة المخاطر
3.13. تفعيل مبادئ وإطار عمل إدارة المخاطر
3.14. النطاق العام للمخاطر
3.15. الإطار العام لمنهجية إدارة المخاطر
3.16. مراحل العمل في إدارة المخاطر
3.17. الأنواع الرئيسية للمخاطر التي يمكن أن تواجهها الشركة
3.18. خارطة الطريق لتطوير أعمال إدارة المخاطر ( الأساسي – القياسي – المتقدم )
3.19. مستويات ومعايير المخاطر
3.20. مستويات ومعايير تحديد آثار ومظاهر ومؤشرات المخاطر ( إسترشادي )
3.21. خارطة الطريق للإستجابة للمخاطر ( إسترشادي )
3.22. أساليب وطرق التعامل مع المخاطر ( إسترشادي )
3.23. أبرز المخاطر التي تواجة الشركات في عام 2020 وما بعد ( إسترشادي )
3.24. تاريخ سريان السياسة ومراجعتها

4. الفصل الرابع – سياسة الإحتفاظ بالوثائق والمستندات في الشركة

4.1. الأهداف والضوابط العامة
4.2. إدارة الوثائق
4.3. الإحتفاظ بالوثائق
4.4. إتلاف الوثائق

5. الفصل الخامس – سياسة بيئة ومكان العمل والصحة والسلامة

5.1. تمهيد
5.2. تعامل الشركة مع الموظفين
5.3. الإلتزامات الوظيفية للموظفين
5.4. إلتزامات الإشراف والإدارة والرقابة
5.5. سياسة البيئة والصحة والسلامة

6. الفصل السادس – سياسة الإبلاغ عن المخالفات

6.1. الأهداف العامة
6.2. نطاق تطبيق سياسة الإبلاغ عن المخالفات
6.3. نوعية المخالفات التي يمكن التبليغ عنها
6.4. إلتزامات الشركة في نطاق الإبلاغ عن المخالفات
6.5. إلتزامات الموظف المبلغ عن المخالفة
6.6. مكافأة وتقدير المُبلغ ( Recognition )
6.7. الرقابة والإلتزام على الأنظمة والسياسات
6.8. آلية الإبلاغ عن المخالفات
6.9. الضوابط العامة للتحقيق في البلاغات الواردة
6.10. الجزاءات المترتبة على مخالفة السياسات والأنظمة وقواعد السلوك المهني والأخلاقي
6.11. صور المخالفات والفساد الممكنة

7. الفصل السابع – عدم إفشاء المعلومات والمحافظة على السرية في التعامل مع الجهات الخارجية

7.1. السياسة العامة
7.2. نموذج الإتفاقية

8. الفصل الثامن – سياسة الإلتزام والإمتثال للأنظمة والقواعد واللوائح بالشركة
9. الفصل التاسع – سياسة توفير الحماية والإستخدام السليم لأصول وممتلكات الشركة
10. الفصل العاشر – سياسة المحافظة على السّرية
11. الفصل الحادي عشر – سياسة إستغلال الفرص المتاحة
12. الفصل الثاني عشر – سياسة التعامل مع الإشاعات

نماذج من الدليل

ملاحظة : أدناه عينة من محتويات الدليل …. وبالتالي فإن جميع الدليل بهذه الصيغة وهذا الترتيب وهذا التنسيق 

 

4.1. الفصل الرابع – سياسة الإحتفاظ بالوثائق والمستندات في الشركة

 

4.1.1.الأهداف والضوابط العامة

 

المادة ( 1 )

 

1. 

تهـدف هـذة السياسة إلـى تقديم الإرشادات التي يجب اتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف وثائق الشركة.

2. 

يجب على الشركة أن تحتفظ بجميع المحاضر والمستندات والتقارير والوثائق الأخرى المطلوب الاحتفاظ بها بموجب لائحة حوكمة الشركات الصادرة عن هيئة السوق المالية في مقر الشركة الرئيس مدة لا تقل عن ( 10 ) عشرة سنوات، وأن يشمل ذلك تقرير مجلس الإدارة وتقرير لجنة المراجعة.

3. 

ومع عدم الإخلال بالمدة المقررة، يجب على الشركة في حال وجود دعوى قضائية (بما في ذلك أي دعوى قائمة أو من المحتمل إقامتها ) أو مطالبة أو أي إجراءات تحقيق قائمة تتعلق بتلك المحاضر أو المستندات أو التقارير أو الوثائق الاحتفاظ بها لحين انتهاء تلك الدعوى القضائية .

4. 

يقوم مجلس الإدارة بمراجعة هذه السياسة بصفة دورية كل سنتين وتتم المراجعة كلما دعت الضرورة وذلك لضمان تماشيها مع القواعد والأنظمة وأنها مستوفية لمتطلبات أصحاب المصالح المختلفة.

5. 

نطاق التطبيق تستهدف هذة السياسة جميع من يعمل لصالح الشركة وبالأخص رؤساء الوحدات التنظيمية والمسؤولين التنفيذين في الشركة ( وأمين مجلس الإدارة ) حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.

 

4.1.2. إدارة الوثائق

المادة ( 2 )

 

1. 

يجب على الشركة الاحتفاظ بجميع الوثائق في المركز الرئيسي أو المركز الرئيسي للفرع ( إن وجد ) ، وتشمل الوثائق ما يلي :

 

( 1 )       الأنظمة واللوائح الخاصة بالشركة .

 

( 2 )       سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه بتاريخ الانتهاء والسبب.

 

( 3 )       سجل الإتفاقيات والعقود والملكيات والمستندات الرسمية .

 

( 4 )       سجل اجتماعات الجمعية العمومية.

 

( 5 )       سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة.

 

( 6 )       السجلات المالية والبنكية والعُهد.

 

( 7 )       سجل الممتلكات والأصول.

 

( 8 )       ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات.

 

( 9 )       سجل المكاتبات والرسائل.

 

( 10 )   سجل الزيارات.

2. 

تكون هذه السجلات والمستندات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها الجهات الرسمية ذات العلاقة ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ ويتولى مجلس الإدارة تحديد المسؤول عن ذلك.

 

 

4.1.3. الإحتفاظ بالوثائق

المادة ( 3 )

 

1. 

يجب على الجهة المختصة بالشركة تحديد مدة الحفظ لجميع الوثائق التي لديها، وتقسمها إلى ما يلي :

 

1 .       حفظ دائم .

 

2 .       حفظ لمدة ( 5 )  سنوات .

 

3 .       حفظ لمدة ( 10 )  سنوات .

2. 

يجب أن تحفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات الصلبة أو السحابية أو ما شابهها

3. 

يجب أن تضع الشركة لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الأرشيف وإعادتها وغير ذلك مما يتعلق بمكان الأرشيف وتهيئته ونظامه.

4. 

يجب على الشركة أن تحفظ الوثائق بطريقة منظمة وآمنة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف.

 

4.1.4. إتلاف الوثائق

المادة ( 4 )

 

1. 

يجب على الشركة تحديد طريقة التخلص من الوثائق التي انتهت المدة المحددة للاحتفاظ بها وتحديد المسؤول عن ذلك.

2. 

يجب الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا عليها من التلف عند الكوارث مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها وتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات .

3. 

يجب إصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها ويوقع عليها المسؤول التنفيذي ومجلس الإدارة.

4. 

بعد المراجعة واعتماد الإتلاف، تشكل لجنة للتخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة بالبيئة وتضمن إتلاف كامل للوثائق.

5. 

تكتب اللجنة المشرفة على الإتلاف محضرا رسميا ويتم الاحتفاظ به في الارشيف .

 

 

تصفح المزيد من الأدلة الاسترشادية

اشترك في النشرة الاخبارية

اشترك ليصلك أخر الأخبار والتطويرات

ARABIC ENCYCLOPEDIA FOR TOTAL ADMINISTRATIVE SOLUTTIONS Ⓒ DEVELOPED BY

ARABIC ENCYCLOPEDIA FOR TOTAL ADMINISTRATIVE SOLUTTIONS Ⓒ DEVELOPED BY

error: Content is protected !!