الدليل المهني للسياسات والتحاليل والتقارير المالية

يتم إنشاء دليل الحسابات للشركة وفق الضوابط التالية :

1.          

تمثل السياسات المالية والدليل المحاسبي الجزء الأساسي من النظام المالي، فهو الأداة الفعالة لتحقيق أهداف هذا النظام والمتمثلة في الدقة والنظامية في تسجيل البيانات وإستخراج النتائج وتزويد الإدارة بأكبر قدر من المعلومات التي تساعدها على إتخاذ القرارات اللازمة في الوقت المناسب.

2.          

يقوم دليل الحسابات بتحقيق هذه الأهداف من خلال ترتيب وتصنيف الحسابات طبقاً للأصول والقواعد المحاسبية المتعارف عليها في ضوء طبيعة نشاط الشركة، بحيث يحول هذا الترتيب دون إختلاف طبيعة هذه الحسابات أو مسمياتها من طريقة إلى أخرى أو من محاسب إلى آخر عند التطبيق.

3.          

يتم بناء هذا الدليل طبقاً للأصول والقواعد المحاسبية المتعارف عليها وبما يتناسب مع طبيعة النشاطات الذي تمارسها الشركة .

4.          

يتم تصميم الدليل على أساس مركزية التسجيل المحاسبي بحيث يتضمن عناصر المصروفات حسب طبيعتها وطريقة صرفها منسوبة إلى النشاط الخاص بها مع إفراد حسابات خاصة لإجراء عمليات تحميل المصروفات بين الأنشطة والفروع المختلفة

5.          

يراعى أن يتم تقسيم الدليل بصورة ملائمة لطريقة عرض الحسابات الختامية للشركة بصفتها القانونية ( شركة ذات مسؤولية محدودة ) وطبقاً للقرارات الوزارية الصادرة بهذا الشأن والمتعلقة بمسك الدفاتر المحاسبية لدى المؤسسات والشركات التجارية وتدوينها بإستخدام الحاسب الآلي.

6.          

يتم تصميم دليل الحسابات بشكل يتلاءم مع إستخدام برامج الحاسب الآلي في التسجيل والمعتمدة في الشركة .

7.          

يتم تصميم دليل الحسابات وبما يتناسب مع المعايير المحاسبية الدولية وتعليمات هيئة المحاسبين السعوديين في المملكة.

8.          

يتم تصميم دليل الحسابات بحيث يقوم على مبدأ أن يحمل كل حساب رقما خاصا به ( 14 ) رقم ،ضمن مجموعة الحسابات التي ينتمي إليها ( 00-000-0000-00-000 ) بحيث يمكن الوقوف على الوضع المالي لكل مركز ربحية / تكلفة لوحده، ولمجموع مراكز الربحية / التكلفة بشكل إجمالي، ولإعطاء صورة معبرة وسريعة عن نشاط فرع معين ينتمي اليه الحساب أو عدة فروع مجتمعة وأيضا حركة كل نوع من الأنشطة المتفرعة منه على حده.

9.          

يتم تصميم الدليل بحيث يساير الأعراف، والنظم المحاسبية المتعارف عليها، وبحيث يكون شاملا لجميع أنشطة الشركة الحالية والمتوقعة في المستقبل مثل الأخذ في الإعتبار تغير بعض الأنشطة أو زيادتها أو إنشاء فروع جديدة…وغير ذلك.

10.       

يراعى عند وضع قواعد لترقيم الحسابات أن يتم تقسيمها كما يلي :

    ( أ‌  )         الموجودات /الاصول: وتشمل :

1 .       الموجودات الثابتة

2 .       الموجودات المتداولة

3 .       الموجودات الاخرى

  ( ب‌  )        المطلوبات والخصوم: وتشمل :

1 .       المطلوبات المتداولة

2 .       المطلوبات غير المتداولة

3 .       مخصصات الاهلاك

  ( ت‌  )        الإيرادات والمبيعات: وتشمل :

1 .       الايرادات

2 .       المبيعات

  ( ث‌  )        المصروفات: وتشمل :

1 .       مصاريف العمليات

2 .       مصاربف البيع والتوزيع

3 .       المصاربف الادارية والعمومية

   ( ج‌  )        حقوق الملكية: وتشمل حقوق الملاك

يعتبر الحفاظ على سرية وأمن المعلومات المالية من صميم عمل المدير المالي الأساسي ويقع على عاتقه وضع نظام رقابي فعال يكفل بموجبه الرقابة على سرية وأمن وسلامة جميع البيانات والمعلومات المالية في الشركة، وضمان عدم تسربها لغير ذوي العلاقة وكذلك ضمان وجود نسخة احتياطية ( يتم تحديثها أولا بأول ) للبيانات المالية للشركة، في مكان آمن تلافياً لحدوث أي عطل مفاجئ للنظام.

    1.          

يجب أن تتوافق السجلات والدفاتر المحاسبية والأنظمة المالية المستخدمة مع طبيعة النشاط بالشركة بحيث تعكس بيان المركز المالي بدقة في إطار دورة مستنديه تحقق الرقابة الكاملة على سجل العمليات المالية والمحاسبية وفق السياسات والإجراءات المعتمدة بالشركة بما يتماشي مع قانون الشركات المعمول به في المملكة العربية السعودية.

    2.          

لا يجوز تسجيل أي قيد في السجلات المحاسبية للشركة إلا بموجب المستندات الثبوتية والمعتمدة من السلطة صاحبة الصلاحية حسب جدول الصلاحيات المالية.

    3.          

يجب أن يرفق بالمستند المحاسبي المستندات الثبوتية الأخرى اللازمة والمؤيدة للبيانات التي يتضمنها المستند، وضرورة التأكد من صحة التواقيع على المستندات المحاسبية ومرفقاتها بمعرفة المدير المالي قبل رفعها للجهات الإدارية العليا لاعتمادها.

    4.          

يجب أن تكون جميع المستندات المحاسبية الأساسية ( سندات القبض، الصرف، الفواتير والشيكات، سند القيد……الخ ) التي يتم تداولها داخل الشركة متسلسلة الأرقام.

من الضروري أن يتم الفصل بين نتائج أعمال كل (مركز ربحية) على حدة وذلك بهدف توفير المعلومات والبيانات الكافية عن ربحية كل نشاط / فرع ( إن وجد ) لتستفيد الإدارة من هذه المعلومات في التخطيط والرقابة.

تتبع الشركة مبدأ الإستحقاق في إحتساب النفقات والإيرادات لأنشطة الشركة المختلفة بحيث تحمل الفترة المالية بما يخصها من نفقات وإيرادات بصرف النظر عما تم إنفاقه أو قبضه فعلاً، ويؤدي الى ظهور المركز المالي بصورة حقيقية في أي وقت خلال العام المالي.

يجب أن يتم إستخراج التقارير المالية الدورية التي تتناسب مع تعليمات وإحتياجات الإدارة من المعلومات التي تستخدمها في التخطيط والرقابة وتقييم الأداء، ومن هذه التقارير الدورية، تقرير المبيعات، تقرير العملاء وإعمار الدين، موازين المراجعة الشهرية، ويتم رفعها من المدير المالي لعرضها على الرئيس التنفيذي، وتعتبر هذه التقارير جزءاً أساسياً من هذا النظام.

يجب أن تكون مدفوعات الشركة بشكل عام بموجب شيكات أو تحويلات رسمية للبنوك المعنية لحساب المستفيد ، أما المصروفات العادية الدورية البسيطة فيمكن صرفها من صندوق المصاريف النثرية.

يجب أن يتم وضع جدول يحدد سقف صلاحيات اعتماد الصرف المالي بحيث يبين هذا الجدول المستوى الإداري أو المركز الوظيفي، والمبالغ المسموح له اعتماد الصرف في حدودها، كما يجب أن تحدد صلاحية التوقيع على الشيكات والمستويات الإدارية المفوضة بالتوقيع.

يقوم النظام المالي للشركة على أساس مركزية التسجيل المحاسبي، بمعنى إستخدام مجموعة دفترية واحدة تتيح إستخراج المعلومات المالية والتحليلية لكافة الأنشطة والفروع في آن  واحد.

1.          

يتم إثبات أصول الشركة وفقا لمبدأ التكلفة التاريخية وإثبات الإيرادات والنفقات وفقاً لمبدأ الاستحقاق.

2.          

يتم إثبات العمليات المالية وفقاً لقاعدة القيد المزدوج في ضوء القواعد والأعراف المحاسبية المتعارف عليها.

3.          

يتم فتح حسابات الشركة وفقاً لما هو وارد بدليل الحسابات.

4.          

يتم إثبات القيود المحاسبية من واقع مستندات معتمدة من الأشخاص أصحاب صلاحيات الاعتماد.

5.          

يتم إثبات تكلفة المبيعات خلال السنة بإستخدام متوسط التكلفة المرجح وإثبات مخزون آخر العام بسعر التكلفة أو السوق أيهما أقل.

6.          

تتم الإجراءات المحاسبية لعمليات الشركة باستخدام الحاسب الآلي في المقر الرئيسي للشركة، ويحظر تسجيل أي قيود أو إمساك دفاتر رسمية في فروع الشركة إن وجد، ويمكن الاحتفاظ بسجلات تحليلية بالفروع.

7.          

تشمل الأدوات المالية كل من النقد والإستثمارات والذمم المدينة والدائنة، الذمم المدينة والدائنة الأخرى، والقروض قصيرة الآجل وطويلة الآجل.

1.          

يتم إثبات تسجيل الأصول الثابتة للشركة بتكلفتها التاريخية والذي يشمل سعر الشراء مضافاً إليه كافة المصروفات التي تنفق عليه حتى يصبح صالحا للإستخدام.

2.          

يجب أن تظهر الأصول الثابتة بقائمة المركز المالي بتكلفتها التاريخية مخصوماً منها مجمع الاستهلاك المتراكم.

3.          

يتم إستهلاك الأصول الثابتة بإتباع طريقة القسط الثابت ووفقاً للنسب المئوية المعتمدة والموضحة لاحقاً في استهلاك الموجودات الثابتة مع الأخذ في الاعتبار النسب المئوية لاستهلاك الأصول الثابتة الصادرة عن مصلحة الزكاة والدخل في المملكة أو أي جهة عامة أخرى تصدر مثل هذه النسب ويكون ذلك بالتنسيق مع مراقب الحسابات الخارجي وإعتمادها الرئيس التنفيذي.

4.          

يجب التمييز بين المصاريف الرأسمالية والإيرادية باعتبار الأولى هي التي تكون بغرض إقتناء الأصل أو إضافة أجزاء جديدة لكي تطيل العمر الإنتاجي والاقتصادي للأصل. وتحديد سقف أدنى لاعتبار المصروف رأسمالي. أما المصروفات الإيرادية فهي مثل أي نفقات تشغيلية تخص الفترة المالية التي تمت فيها

5.          

يتم توسيط حساب إنشاءات تحت التنفيذ للتكوينات أو النفقات الرأسمالية التي تهدف في النهاية لإضافة أصل جديد للشركة مثل إنشاء مبنى للشركة.

6.          

يتم استلام كافة الموجودات الثابتة وحصرها وتحديد مكانها ونسب استهلاكها وإتلافها وفقاً للإجراءات الموضحة بالنظام المالي للشركة.

7.          

على إدارة الشركة أن تضع السياسة الملائمة للتأمين على موجوداتها ويكون المدير المالي مسئولا عن تطبيق هذه السياسة.

1.          

تحول قيمة المعاملات المالية الخاصة بالمشتريات سواء كانت أصول أو غير ذلك التي تتم بالعملات الأجنبية إلى الريال السعودي وفقاً لأسعار الصرف السائدة بالمملكة بتاريخ إجراء المعاملات المالية (أي بتاريخ الفاتورة شراء الأصل وخلافه) .

2.          

تحول الأصول والخصوم المسجلة بالعملات الأجنبية إلى الريال السعودي بتاريخ المركز المالي وفقاً لأسعار الصرف السائدة في نهاية السنة المالية وتسجل فروقات التحويل في حساب فروقات العملة في حساب الأرباح والخسائر بقائمة الدخل.