الدليل المهني لنظام المستودعات

ملاحظة : أدناه عينة من محتويات الدليل …. وبالتالي فإن جميع الدليل بهذه الصيغة وهذا الترتيب وهذا التنسيق 

4.1. الفصل الثالث : الضوابط العامة للمستودعات

4.1.1. الأهداف

1. تأمين إمداد مستمر وغير منقطع لنشاطات الشركة من المواد وغيرها من الأشياء التي تلزم في إستمرار العمل وإتمامه بشكل جيد.
2. تأمين أقل خسارة ممكنة في الإستثمار في المخزون Inventory Investment.
3. تحقيق علاقة جيدة مع أقسام الشركة ونشاطاتها.
4. الاحتفاظ بالمواد والبضائع المشتراة في المستودعات لحين طلبها.
5. صرف المواد والبضائع عند طلبها من الجهات الطالبة.
6. استلام الرجيع وبواقي المواد وتخزينها لحين التصرف بها.

4.1.2. المسؤوليات

1. التنسيق مع المشتريات لتجهيز المستودعات لإستقبال وتخزين كافة مشتريات الشركة بحيث يتم توفير التصميم المناسب والتهوية اللازمة ووسائل الأمن والسلامة.
2. يجب تأمين وإعداد دليل للأصناف المخزنة يتضمن بياناً وصفياً لكل صنف.
3. على إدارة المستودعات ترتيب وتنسيق وحفظ المخزون بما يحفظه من التلف أو الضياع.
4. تحديد معايير ومقاييس الجودة التي يجب إتباعها عند إستلام المخزون بالتنسيق مع إدارة المشتريات.
5. عزل المواد السريعة الإحتراق والمواد الكيميائية عن المواد الأخرى، والمحافظة على نظافة المستودعات بصورة دائمة، واتخاذ الإحتياطات اللازمة ضد الحريق والسرقة.
6. تحضير تقارير عن وجود أصناف تالفة أو راكدة ورفعها للإدارة المعنية لإتخاذ الإجراءات اللازمة.
7. متابعة مخزون المواد المشتراة بعد إستلامها بالتنسيق مع الأقسام ذات العلاقة.
8. ترتيب الأصناف بشكل يسهل عمليات النقل والمناولة والعد والتعرف عليها بسرعة والتأكد من صلاحيتها.
9. الإحتفاظ بالسجلات اللازمة التي تظهر الكميات المخزنة من البضائع وحركتها، بهدف الرقابة عليها والمحافظة على حد أدنى لكل صنف من أصناف البضائع.
10. القيام بعملية الجرد العشوائي، الدوري والسنوي للكميات الموجودة في المخزن وتحضير التقارير الخاصة بذلك.
11. التنسيق مع قسم المحاسبة ومراجعي الحسابات لتأمين سلامة عمليات الجرد.
12. إستلام المواد الواردة من الموردين وفحصها فحصاً دقيقاً والتأكد من مطابقتها كما هو وارد في بيانات الشراء من حيث الكمية والمواصفات.
13. إعادة الأصناف إلى المشتريات لإعادتها بدورها إلى المورد لإستبدالها في حالة وجود تلف فيها أو عدم مطابقتها للمواصفات، وذلك بالتنسيق مع إدارة المشتريات.
14. إعلام الأقسام المعنية وإدارة المشتريات بمواصفات وكميات الأصناف قبل نفاذها من المخزن، وذلك تجنباً للوصول إلى الحد الأدنى من المخزون أو الحد الذي عند الوصول إليه يتم إعداد طلب الشراء.
15. يجب إعداد طلبات الشراء من المستودعات وإرسالها إلى إدارة المشتريات.
16. يجب إعداد البيانات التحليلية اللازمة لتحديد كميات المخزون المراد شرائها والتي تحتوى على البيانات التالية:
    • نوع المخزون ومدى دورانه
    • كمية المخزون المراد شرائه
    • مدى احتياج الشركة من المادة المطلوبة
    • المساحة التي يحتاجها كل صنف على حدة
    • إختيار الطريقة المثلى اقتصادياً لتخزين المواد المشتراة
    • توفير حرية حركة الأصناف داخل المستودع قدر الإمكان
17. تحضير كافة المستندات المتعلقة بحركة البضائع والمواد (إستلام وصرف وتحويل وإرجاع وإتلاف) والحصول على التواقيع اللازمة الخاصة بكل منها قبل توزيع نسخها على الجهات المعنية.
18. تحضير طلبات الشراء للأصناف التي تصل كمياتها إلى حد إعادة الطلب.
19. يعتبر أي عجز في المخزون من مسؤولية أمين المستودع.
20. تحليل حركة المخزون لمستودعات الشركة وإصدار التقارير وإمداد الإدارة العليا بها.
21. مراجعة حركة الأصناف لكل المستودعات شهرياَ موضحاً فيه نوع الحركة والكمية والقيمة (رصيد بداية الفترة، المستلم والمنصرف خلال الفترة ورصيد نهاية الفترة).
22. مراقبة المستودعات وإدخال حركة مستودع الرجيع.
23. التأكد من إدخال حركات المستودعات أولاً بأول دون تأخير.
24. الرد على إستفسارات وتدريب أمناء المستودعات على إستخدام النظام الآلي.
25. إمداد إدارات الشركة المختلفة بالمعلومات عن مستودعات ومستودعات الشركة.
26. المطابقة بين أرصدة المخزون والرصيد الدفتري بالإدارة المالية.
27. التأكد من أن العمل بالمستودعات يسير حسب السياسات والإجراءات المعمول بها.

4.1.3. الأمن والسلامة في المستودعات

1. يجب أن تكون إمكانية الوصول إلى المواد المخزنة في المستودعات مقتصرة على منسوبي المستودع فقط. أو من يوافق عليهم مدير المستودعات وذلك لغرض الفحص وغيره.
2. يجب التأمين على المستودعات من الحريق والسرقة وأعمال التخريب المتعمدة والتلف.
3. يجب توفير وسائل الأمان وخاصة أجهزة مقاومة الحريق، وتوفير مخارج الطوارئ ومستلزمات الإسعاف.
4. يجب تجنب قيام العاملين بحمل أو رفع حمولات ثقيلة قد تؤدي إلى الإصابة.

4.1.4. إدارة وإضافة المخزون

1. يتم جمع بيانات تفصيلية عن المخزون المتواجد في المستودعات بشكل يساعد إدارة المستودعات على الرقابة والإدارة الجيدة للمخزون.
2. وبناءً على ذلك، يجب على إدارة المستودعات إدخال البيانات التفصيلية للأصناف والتي تتضمن التالي:
   • الحد الأقصى للمخزون (Maximum Quantity)
   • الحد الأدنى للمخزون (Minimum Quantity)
   • الكمية المقترح طلبها (Recommended Quantity To-Order)
   • حد الطلب (Order Point)
3. يتم تحديد البيانات التفصيلية للمخزون من قبل الإدارات المعنية وذلك بالإستعانة بإدارة المستودعات. ويتم ذلك لمعرفة إدارة المستودعات بحجم استهلاك المواد من قبل الإدارات المختلفة.
4. على إدارة المستودعات متابعة مستويات المخزون بشكل دوري للتعرف على مستوى حد الأمان للكميات المتوفرة في المستودعات.
5. نتيجة تلك المتابعة يجب اتخاذ الخطوات اللازمة لتأمين أي نقص يطرأ أو تفادي إغراق المستودعات بكميات غير ضرورية وليست في حاجتها الشركة. وذلك للعمل على تأمين إمداد مستمر وغير منقطع لنشاطات الشركة من البضائع وغيرها من الأشياء التي تلزم في استمرار العمل وإتمامه.
6. إعداد البيانات التحليلية اللازمة لتحديد كميات المخزون المراد شرائها.
7. التنسيق مع إدارة المستودعات لتجهيز المستودعات لإستقبال وتخزين كافة مشتريات الشركة.
8. يجب إعداد البيانات التحليلية اللازمة لتحديد كميات المخزون المراد شرائها.
9. تحضير طلبات الشراء للأصناف التي تصل كمياتها إلى حد إعادة الطلب.
10. مراجعة حركة الأصناف لكل المستودعات شهرياَ موضحاً فيه نوع الحركة والكمية والقيمة (رصيد بداية الفترة، المستلم والمنصرف خلال الفترة ورصيد نهاية الفترة).
11. تأمين إمداد مستمر وغير منقطع لنشاطات الشركة من المواد من الأشياء التي تلزم في استمرار العمل وإتمامه بشكل جيد.
12. تأمين أقل خسارة ممكنة في الاستثمار في المخزون Inventory Investment.

4.1.5. تقارير المخزون

1. على إدارة المستودعات إعداد تقارير دورية (شهرية، فصلية وسنوية) للرقابة على مستويات المخزون وحركة المستودعات بوجه عام.
2. إعداد البيانات التحليلية اللازمة للإدارات المعنية لتحديد كميات المخزون المراد شرائها والتي تحتوى على البيانات مثل نوع المخزون ومدى دورانه، كمية المخزون المقترح شرائه، المساحة التي يحتاجها كل صنف على حدة، حجم المسحوبات على الصنف.
3. وتتضمن التقارير ما يلي :
3.1. تقارير عن الأصناف تالفة أو راكدة ليتم رفعها للإدارات والأقسام المعنية لإتخاذ الإجراءات اللازمة.
3.2. تحليل حركة المخزون لمستودعات الشركة وإصدار التقارير وإمداد الإدارة العليا بها.
3.3. بيان للمطابقة بين أرصدة المخزون والرصيد الدفتري بالإدارة المالية.
3.4. بيان بحركة المخزون الشهرية متضمنة رصيد الصنف في بداية ونهاية الشهر وحركة المستودع مثل الوارد والمنصرف والمحول والتعديلات.
3.5. تقارير تحليلية الخاصة بتقييم أداء الإدارة والإجراءات الداخلية.
3.6. التقارير المستخرجة من النظام الآلي المطبق في المستودعات .

4.1.6. حماية المخزون والتخزين

1. يجب أن تكون مواد المخزون محمية بصورة فعلية من العناصر البيئية لتجنب تلفها.
2. يجب إستخدام المعدات المناسبة لتحميل وتنزيل المواد والتي تضمن عدم ضياع أو تلف أي جزء منه.
3. يجب الإهتمام بتجهيزات المخزن ومعداته من حيث توفير المساحة اللازمة للتخزين والأيدي العاملة اللازمة للعمل في المخزن من ناحية عددها وكفاءتها.
4. على إدارة المستودعات ترتيب وتنسيق وحفظ المخزون بما يحفظه من التلف أو الضياع.
5. يجب إدخال كافة المعاملات المتعلقة بالمخزون متضمنة البيانات والنماذج في نظام الحاسب الآلي بشكل يومي لمعرفة أرصدة وحركة المخزون في أي وقت.
6. يجب أن تكون النماذج المستخدمة في عمليات المخزون مرقمة لكي يتسنى للمستودعات مراقبة كافة العمليات المنفذة.