الدليل المهني لتقييم الأداء

1.              

الموظف : موضوع التقييم

2.              

الرئيس المباشر : القائم بالتقييم

3.              

مدير الإدارة المعني : مراجع ومراقب التقييم

4.              

الموارد البشرية : الرقابة والتنسيق.

5.              

شؤون الموظفين : للدعم والمساندة

1.              

إتباع مبدأ الشفافية كقاعدة للتقييم وتوخي الموضوعية وتفادي الإنحياز الشخصي.

2.              

تقييم القدرات الوظيفية والسلوكية لكل وظيفة ومدى استيفاء الموظف لتلك القدرات.

3.              

الإطلاع على ملف الموظف وتسجيل الإنذارات (إن وجدت).

4.              

مراجعة / تعديل واعتماد التقييم من مستوى إداري أعلى.

تمر عملية تقييم الأداء بالمراحل التالية  :

    1.         

المرحلة الأولى : مرحلة وضع توقعات الأداء : تعد هذه الخطوة أولى خطوات عملية تقييم الأداء، حيث يتم التعاون فيها بين الشركة والموظفين على وضع توقعات الأداء وبالتالي الإتفاق فيما بينهم حول وصف المهام المطلوبة والنتائج التي ينبغي تحقيقها .

    2.         

المرحلة الثانية : مرحلة مراقبة التقدم في الأداء : تهدف هذه المرحلة إلى التعرف على الكيفية التي يعمل بها الفرد وقياس ومقارنة ذلك بالمعايير الموضوعة مسبقاً، ومن خلال ذلك يمكن إتخاذ الإجراءات التصحيحية، حيث يتم توفير المعلومات عن كيفية إنجاز العمل وإمكانية تنفيذة بشكل أفضل.

    3.         

المرحلة الثالثة : مرحلة تقييم الأداء: بمقتضى هذه المرحلة يتم تقييم أداء جميع الموظفين في الشركة والتعرف على مستويات الأداء والتي يمكن الإستفادة منها في عملية إتخاذ القرارات المختلفة.

    4.         

المرحلة الرابعة : مرحلة إتخاذ القرارات الإدارية: وهي المرحلة التي يتم إتخاذ القرارات الإدارية المناسبة فيها نتيجة تقييم الأداء فمنها ما يرتبط بالترقية، التدريب، والنقل، والتعيين، والفصل،……وغير ذلك.

    5.         

المرحلة الخامسة : مرحلة التغذية العكسية: يحتاج كل موظف إلى معرفة مستوى أدائه ومستوى العمل الذي يزاولة لكي يتمكن من معرفة درجة تقدمة في أداءه لعملة وبلوغة المعايير المطلوب بلوغها منه وبموجب ما تحددة الإدارة من معايير، ان التغذية العكسية ضروية لإنها تنفع الموظف في معرفة كيفية أدائه المستقبلي، ولكي تكون التغذية العكسية نافعة ومفيدة لا بد أن يفهما الموظف أي إستيعاب المعلومات التي تحملها إليه التغذية العكسية.

    6.         

المرحلة السادسة : مرحلة وضع خطط تطوير الأداء: هذه الخطوة تمثل المرحلة الأخيرة من مراحل تقييم الأداء حيث يتم بموجبها وضع الخطط التطويرية التي من شأنها أن تنعكس وبشكل إيجابي على تقييم الأداء من خلال التعرف على جميع المهارات والقدرات والقابليات والمعارف والقيم التي يحملها الموظف.

عند القيام بعملية تقييم الأداء ينبغي على القائمين بعملية التقييم مراعاة العوامل التالية  :

1.              

الإلمام الكافي بعمل الموظف الذي يقوم بوضع التقرير عنه.

2.              

استبعاد كل الاعتبارات الشخصية ومراعاة الموضوعية في التقييم.

3.              

تحقيق العدل والإنصاف لأن التحيز لصالح أو ضد الموظف الذي يوضع عنه التقرير يمثل ظلماً للموظفين الآخرين أو ضرراً بذلك الموظف.

4.              

أن تكون تقديرات تقييم الأداء ممثلة للأداء والسلوك بصفة عامة خلال الفترة الموضوع عنها التقرير وليس استناداً إلى تقديرات لحظية أو أحداث بعينها، بمعنى أخذ كافة الأحداث السلبية والإيجابية بعين الاعتبار طوال فترة التقييم.

5.              

أن تكون تقديرات تقييم الأداء غير مستندة إلى جزاءات أو مخالفات نسبت للموظف في فترات أخرى غير فترة التقرير.

عند القيام بعملية تقييم الأداء ينبغي مراعاة العوامل الرئيسية التالية :

1.              

الإعداد الجيد للمقابلة.

2.              

تجنب الانتقاد الشخصي.

3.              

التوازن في عرض الجوانب السلبية والايجابية.

4.              

الابتعاد عن مقارنة أداء الموظف بأداء زملائه في العمل.

5.              

إعطاء الحرية للموظف في التعبير عن نفسه.

يتم إستخدام نتائج عملية تقويم الأداء في الحالات التالية :

1.              

تحديد صلاحية الموظف الجديد:

لما كانت عملية الإختبار والمقابلة عند التعيين لا تتضمن الكشف عن درجة كفاءة الموظف بدقة، من هنا فإن عملية تقييم الأداء تبرز أهميتها في مجال تحديد صلاحية الموظف الجديد، حيث أنها تبين درجة كفائتة من خلال معرفة قدراتة الفعلية على القيام بواجبات وظيفته مما يتسنى معه في نهاية مدة الإختبار التقرير ما إذا كان سيثبت في وظيفتة أو إتخاذ أي إجراء آخر.

2.              

الإسترشاد بها عند النقل والترقية:

بعد تحديد درجة كفاءة الموظف تجري عملية الملائمة بينها وبين متطلبات الوظيفة التتي يشغلها فإذا أسفرت عملية التقويم عن وجود مهارات لا تستغل لدى الموظف في وظيفتة الحالية، أو أنة يصلح للقيام بمهام أعلى أو أدنى من المهام التي يقوم بها ففي هذة الحالة يتم إتخاذ القرار المناسب.

3.              

تحديد مستوى الأداء المطلوب وتحديد الإحتياجات التدريبية:

إن نتيجة التقويم تحدد نقاط القوة والضعف لدى الموظف فتستطيع الشركة والموظف العمل معاً على رسم طريقة التغلب على نقاط الضعف بالتدريب، كما تؤدي معرفة الموظف انقاط قوتة إلى الإستزادة منها للمحافظة على مستواه او تحقيق مستوى أفضل، وتحديد نقاط الضعف لدى الموظف هو البداية الصحيحة لتخطيط الإحتياجات التدريبية للموظفين في الشركة .

4.              

الإسترشاد بها عند منح المكافآت التشجيعية:

يتم منح الموظف المميز المكافأة التشجيعية عندما يؤدي أعمال أكثر مهنية وحرفية من تلك التي تفرضها عليه واجبات وظيفته العادية، وتؤدي هذة السياسة للمحافظة على المميزين على مستواهم،  ودفع من هم أقل مستوى إلى بذل كل ما في جهدهم للوصول إلى المستواى الأفضل الذي يحصلون فيه على هذه المكافآة وبذلك توجد المنافسة العادلة والشريفة بين الموظفين، ولسلامة الربط بين نتائج تقييم الأداء ومنح المكافآت التشجيعية يجب أن تكون تلك النتائج موضوعية ودقيقة بدرجة كبيرة حتى لا يحصل عليها إلا من يستحقها فعلاً وتكون حافزاً حقيقياً للموظفين.

5.              

المساعدة في الرقابة وتحسين مستوى المشرفين:

إذا كانت نتيجة التقييم تبين مستوى أداء الموظف فإنها تعكس كذلك مقدرة الرئيس على الإشراف والتوجية والحكم إذا خضعت نتيجة تقويم الرئيس للمراجعة من مستوى أعلى مما سيدفعه إلى تنمية مهاراتة في شؤون القيادة ولا شك ان ذلك سينعكس على دقة نتائج التقويم فيوفر ثقة الموظفين فيها ويطمئن إلى الإعتماد عليها عند إتخاذ القرارات.

6.              

النهوض بمستوى أداء الوظيفة:

يتحقق ذلك نتيجة إلمام الموظف بالأسس التي يتم تقييم كفائتة ومقدرتة وفقاً لها، والنتائج التي تطلب الشركة منه تحقيقها، وتزداد أهمية ذلك بالنسبة للموظفين الجدد الذين ينصرفون إلى القيام بأعمال معتقدين أنها المطلوبة منهم بينما هي في الحقيقة ليست كذلك، هذه بالإضافة إلى تلقي الموظف تقريراً دورياً برأي رئيسة بدرجة كفاءته ومسلكة ومناقشاته في كل وجه من أوجه العمل تساعد على النهوض بمستوى أداء الوظيفة.

7.              

المساعدة في تقويم وتصويب العلاقة بين الرؤساء والمرؤوسين:

إن عملية التقييم تتطلب من الرئيس والمرؤوس الإتصال المباشر والمستمر ، وذلك بغرض أن يأتي تقييم الرئيس للمرؤوس موضوعياً وعادلاً ، ومن ناحية المرؤوس فإنه سيحرص على معرفة رأي رئيسة فيه وتقبل نقده له لأنه يعلم أن ذلك سيفيده في تحديد مواطن ضعفه وتلافيها وإتاحة الفرصة لة للتقدم وتحقيق مستوى أفضل.

8.              

الحكم على مدى سلامة الإختيار والتعيين:

تفيد نتائج التقويم في تحسين أسلوب الإختيار والتعيين بما يحقق مبدأ وضع الشخص المناسب في المكان المناسب، ، وإنة من المفيد في هذا الصدد تحديد نسبة من يثبتون في نهاية العام إلى من يتم تعينهم في نفس السنة والإسترشاد بهذه النسبة في الحكم على مدى سلامة أسلوب الإختيار.

يتم الإحتفاظ بسجل دائم لتقييم الأداء لكل موظف بهدف تحقيق ما يلي:

1.              

حتى يصل الرئيس المباشر إلى حكم سليم عن كفاءة مرءوسيه فإنه من الأهمية أن يكون لكل موظف سجل خاص بة يسجل فيه بشكل مستمر خلال فترة التقييم كافة ملاحظاته عن أداء المرؤوس سواء كانت في صالحه أو ضده خلال تأديته للعمل.

2.              

يدون الرئيس المباشر للموظف في السجل البيانات والملاحظات والوقائع الايجابية والسلبية المتعلقة باداء الموظف وسلوكه في نهاية كل شهر ويطلع مرؤوسيه على الجوانب السلبية في ادائهم لتقييمها.

3.              

لا يعني التسجيل المستمر تسجيل كل حركة يقوم بها الموظف خلال عمله بل يتم تسجيل الأحداث الهامة التي تؤثر على أدائه.

4.              

يعتبر سجل تقييم الأداء المرجعية الرسمية عند إعداد التقرير السنوي للموظف، ولا يجوز اجراء أي تعديل على البيانات والملاحظات والوقائع المدونة في سجل تقييم الأداء .

5.              

على الرئيس المباشر مراعاة الدقة التامة واعتماد الحقيقة دون غيرها في تدوين البيانات والوقائع والملاحظات في السجل الخاص بتقييم الأداء ووضع الملاحظات لكل منهم على اساس من العدالة والتجرد من الاغراض الشخصية تحت طائلة المسؤولية.

6.              

تتلخص فائدة هذا السجل بما يلي :

      يوفر أساساً سليماً وموثقاً وموضوعياً للحكم على كفاءة الموظف.

      يساعد على توثيق الأحداث وعدم الإعتماد على الذاكرة والتي كان لها تأثير على أداء الموظف.

      هو وسيلة لإشعار الموظف بمسؤولياته بسبب التسجيل المستمر لأدائه.

      هو أداة مساعدة للرؤساء للاسترشاد بها عند شرح الأخطاء التي وقع فيها الموظف خلال تأديته لعمله وذلك خلال المقابلة التي تتم بينهما لمناقشة نتائج التقييم.

1.      يتم تقييم أداء المديرين والمشرفين بإحدى التقديرات التالية :

الدرجة الأعلى ( الكاملة ) : 70

م

التقدير

الدرجة

الوصف

1     

ممتاز

57-70

نتائج أعمالة خلال العام تتجاوز بكثير ما هو مطلوب منة.

2     

جيد جداً

43-56

نتائج أعمالة خلال العام أعلى مما هو مطلوب لموظف مجهز تجهيزاً جيدأ وتم تدريبه وإكسابه الخبرات اللازمة.

3     

جيـد

29-42

نتائج أعمالة خلال العام تناسب ما هو متوقع لموظف مجهز تجهيزاً جيدأ وتم تدريبه وإكسابه الخبرات اللازمة.

4     

مقبول

15-28

نتائج أعمالة خلال العام أقل من المستوى المطلوب لموظف مجهز تجهيزاً جيدأ وتم تدريبه وإكسابه الخبرات اللازمة.

5     

غير مقبول

0-14

نتائج أعمالة خلال العام غير مقبولة وغير مرضية نهائياً.

2.      يتم تقييم أداء الموظفين بإحدى التقديرات التالية :

الدرجة الأعلى ( الكاملة ) : 50

م

التقدير

الدرجة

الوصف

1     

ممتاز

41-50

نتائج أعمالة خلال العام تتجاوز بكثير ما هو مطلوب منة.

2     

جيد جداً

31-40

نتائج أعمالة خلال العام أعلى مما هو مطلوب لموظف مجهز تجهيزاً جيدأ وتم تدريبه وإكسابه الخبرات اللازمة.

3     

جيـد

21-30

نتائج أعمالة خلال العام تناسب ما هو متوقع لموظف مجهز تجهيزاً جيدأ وتم تدريبه وإكسابه الخبرات اللازمة.

4     

مقبول

11-20

نتائج أعمالة خلال العام أقل من المستوى المطلوب لموظف مجهز تجهيزاً جيدأ وتم تدريبه وإكسابه الخبرات اللازمة.

غير مقبول

0 -10

نتائج أعمالة خلال العام غير مقبولة وغير مرضية نهائياً.

1.               

يُقيّم الموظف بإعطائه الدرجة المناسبة لكل معيار  من المعايير الواردة في النموذج .

2.               

ضع العلامة () في الصندوق الملائم الذي يوضح أدق تقييم لأداء الموظف

3.               

للإسترشاد في عملية تقييم الأداء، تم وضع مجموعة من المعايير والمقاييس المطبقة لكل خاصية في نهاية النموذج.

4.               

ليس من الضروري أن يتقيد المقيمين أنفسهم بتلك القياسات المدرجة في نهاية النموذج، إذا دعت الضرورة فبالإمكان وضع مقاييس ومعايير أخرى تناسب الوضع الوظيفي للموظف.

5.               

إذا كان المعيار لا ينطبق ولا يتوائم مع وظيفة الموظف، ضع علامة عند المقياس لا ينطبق (A/N) .

6.               

عند الحاجة، يمكن إستخدام أوراق إضافية.

7.               

لإستكمال النموذج بالكامل، يجب تعبئة جميع الأجزاء المكونة للنموذج.