الدليل المهني للتخطيط الإستراتيجي للموارد البشرية

ملاحظة : أدناه عينة من محتويات الدليل …. وبالتالي فإن جميع الدليل بهذه الصيغة وهذا الترتيب وهذا التنسيق

4.1. مقدمة عامة

تعتبر الموارد البشرية الأساس في تحقيق إستراتيجية المنظمة والوصول إلى الأهداف التي تسعى إليها، وينظر إلى الموارد البشرية على أنها أحد أهم الموارد الهامة التي يجب إدارتها والتخطيط لها بعناية، فهؤلاء الأشخاص العاملين في المنظمة هم جزء من الأصول وليسوا جزء من التكاليف من هنا تأتي أهمية التخطيط الفعال لهؤلاء الأشخاص بالشكل الذي يجعلهم يساعدون في تحقيق أهداف المنظمة،حيث تهتم عملية تخطيط الموارد البشرية بالحصول على الأشخاص المناسبين وذلك بعد الأخذ بمتطلبات كل وظيفة من خلال مخرجات تحليل وتصميم العمل.

كلمة استراتيجية إنجليزية الأصل و المنشأ و تعني بالعربية الصراط ،  أطلقت ابتداء على أسلوب التحرك العسكري المخطط بإحكام في أثناء الحرب وقد ازداد الاهتمام خلال العقدين الأخيرين بمفهوم الاستراتيجية وطرق إدارتها بما في ذلك صياغة الخطط والطرق المناسبة لتطبيق الاستراتيجية بما يتناسب و إمكانيات منظمات الأعمال ،  حيث غدت الإدارة الاستراتيجية ركنا رئيسيا من أركان إدارة المنظمة،  وتستحوذ الإدارة الاستراتيجية على اهتمام الإدارة العليا في منظمات الإعمال من حيث الأساس التنظيمي للمنظمة ككل،  بينما تهتم الإدارة الوسطى بدور أقل أهمية وبدرجات متفاوتة، ويمكن تطبيق الإدارة الاستراتيجية في المنظمات كافة مع تفاوت في شدة التركيز و الاهتمام وطبيعة العمل في هذه المنظمات ، وتغطي الإدارة الاستراتيجية كل الفعاليات التنظيمية بما في ذلك المسؤوليات والقوانين و الضوابط المرعية .

والتخطيط الاستراتيجيي  يتضمن القدرة على التنبؤ والتوافق بين القدرات الذاتية للمنظمة والفرص المتاحة أو التهديدات الناشئة عن البيئة الخارجية،  وبالتالي يكون الاستنتاج أن الخطط الاستراتيجية هي عبارة عن مجموعة من المفاهيم المرتبطة بالمركز التنظيمي لتحقيق نتائج إيجابية تجعل من إدارة المنظمة إدارة فعالة. 

وتعرف الاستراتيجية بأنها خطة موحدة و متكاملة وشاملة تربط بين المزايا التنافسية للمنظمة والتحديات البيئية التي يتم تصميمها ، للتأكد من تحقيق الأهداف الأساسية للمنظمة من خلال تنفيذها الجيد بواسطة المنظمة.

4.2. التعريف العام بالتخطيط الإستراتيجي للموارد البشرية

يُعرف التخطيط الاستراتيجي للموارد البشرية بصفة عامة على أنه مجموعة من الأفعال والتصرفات المنسقة والتي تهدف الى تكامل كل من البيئة التنظيمية والمنظمة والأفراد والانظمة، وتتوقف قدرة المؤسسة على تبني الاتجاه الاستراتيجي لإدارة مواردها البشرية بل قدرتها على تنسيق بيئة تكون فيها:

1. الموارد البشرية عنصرا متكاملا مع عناصر العمل الأخرى.
2. الموارد البشرية متضمنة في كل قرارات العمل الاستراتيجية.
3. القرارت المتعلقة بالموارد البشرية منبثقة أساسا من حاجة العمل الفردية.
4. أنشطة الموارد البشرية متكاملة وداعمة لبعضها البعض بدلا من معاملتها لأنشطة مستقلة.

ويتضمن التخطيط الاستراتيجي للموارد البشرية المشاركة الاستراتيجية لإدارة الموارد البشرية في تكوين وإعداد وتطبيق استراتيجية العمل ككل من خلال تنمية مفاهيم وأدوات للمشاركة في وضع الخطط طويلة الأجل على مستوى المنظمة وبهذا تقوم إدارة الموارد البشرية بتحقيق التكامل بين كل من أنظمة التفويضات وأنظمة المعلومات الخاصة بالأفراد. 

4.3. مفهوم تخطيط الموارد البشرية

التخطيط بشكل عام هو قرار مسبق حول ماذا نعمل؟ وكيف نعمل؟  ومن يعمل؟ وعندما ننتقل إلى التخطيط في مجال الموارد البشرية نجد أنه يتناول تحديد الاحتياجات البشرية كماً ونوعاً وهذا التخطيط هو عمل شمولي يقتضي جوانب مهمة ومتعددة في أنشطة الموارد البشرية وخاصة في مجالات الاستقطاب والاختيار والتعيين والتدريب وتقويم الأداء وتخطيط المسار الوظيفي ….. ونستطيع تعريف تخطيط الموارد البشرية كما يأتي :

1. هو وسيلة لضمان حصول المنظمة على الأفراد اللازمين لسير العمليات الإنتاجية والتسويقية والإدارية المختلفة خلال فترة زمنية مستقبلية من كفايات محددة وبأعداد معينة.
2. هو تحديد الاحتياجات المستقبلية من العاملين من حيث العدد والمهارات للمنظمة ككل وكذلك للأنشطة المختلفة فيها.
3. هو تقديرات وتنبؤات المنظمة باحتياجاتها من الكوادر البشرية المختلفة كماً ونوعاً في الوقت المناسب والمكان المناسب وذلك من أجل تحقيق الأهداف العامة للمنظمة أو الأهداف الخاصة للقطاعات العاملة فيها.
4. هو إستراتيجية للحصول على الموارد البشرية واستخدامها وتطويرها في المنظمة.
5. يقصد بتخطيط الموارد البشرية عملية جمع واستخدام المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات حول الاستثمار الأمثل في نشاطات الموارد البشرية المختلفة .

و يعرف تخطيط الموارد البشرية أيضاً بأنه العملية المنهجية التي يتم من خلالها تحليل الموارد البشرية في المنظمة في ظل الظروف المتغيرة وسياسات شؤون الموظفين المتطورة وتعتبر هذه العملية جزءاً مكملاً لإجراءات التخطيط والموازنة المشتركة وذلك لأن التكاليف والتقديرات الخاصة بالموارد البشرية تؤثر في الخطط طويلة الأجل وتتأثر بها.

أيضاً يعرف تخطيط الموارد البشرية بأنه التنبؤ بالاحتياجات البشرية من حيث الكم والنوع في ضوء أنواع الأعمال التي تمارسها وفي ظل الظروف المحيطة بالمنظمة (مثل التغيرات التقنية)سواء في الحجم أو التبدلات الفيزيولوجية في المعرفة والأداء، وبناءً على ما سبق يمكن تحديد الجوانب الأساسية لعملية تخطيط الموارد البشرية بالتالي :

1. تخطيط الموارد البشرية عملية منهجية كما أنه يمثل جزءاً من عملية تحدث بعد نوع من الإدراك والدراسة وليس مجرد شيء يحدث من قبيل الصدفة.
2. عملية التخطيط هذه هي عملية مستمرة وذلك لأن المنظمة وأهدافها وبيئة العمل التي تعمل من خلالها مستمرة في التغيير.
3. هناك حاجة إلى تقييم المتطلبات من الموارد البشرية كماً ونوعاً.
4. يعتمد مستوى الموارد البشرية على ما هو متوفر منها في سوق العمل.
5. ينبغي أن تكون الموارد البشرية على المستوى المطلوب لتحقيق الفاعلية التي تهدف إليها المنظمة.

تتضمن عملية تخطيط الموارد البشرية التنبؤ باحتياجات المنظمة من الموارد البشرية من خلال تقدير الطلب والعرض من العمالة لذلك يجب أن تتوفر لدى المنظمة المعلومات المناسبة عن سوق العمل والعرض والطلب على الموارد البشرية وأن تكون مستعدة للتعامل مع الفائض أو العجز في هذه الموارد، فالهدف الأساسي لهذه العملية هو تحديد كمية ونوعية العمالة البشرية التي يجب أن تنظم إلى المنظمة أو التي يجب أن تخرج منها خلال الفترات القادمة (تقاعد،استقالة،…).

4.4. أهمية التخطيط الإستراتيجي للموارد البشرية

تنبع أهمية التخطيط الإستراتيجي في المنظمة بتطبيقها لتزويد المنظمة بالقوى العاملة التي تتمتع بالمواصفات التالية :

1. تزويد المنظمة بالعمالة القادرة على الأداء، ويشمل ذلك :

ففي ظل الظروف الجديدة التي تعيشها منظمات الأعمال اليوم أصبح لزاماً عليها أن تسعى لاجتذاب نوعية متميزة من العمالة من سوق العمل ،فالتكنولوجيا الحديثة مثلاً تتطلب مهارات محددة  ودقيقة، لذلك على إدارة الموارد البشرية أن تقوم بعملية مسح لسوق العمل لتحديد المصادر الرئيسية التي يمكن الاعتماد عليها في تزويد المنظمة بالعمالة المدربة القادرة على أداء المهام بكفاءة عالية…

وعلى عكس ما هو متوقع فإنه نتيجة لوفرة العمالة وزيادة المعروض عن المطلوب يصبح من الصعب اختيار العمالة المناسبة وذلك نظراً لزيادة الأعداد التي يمكن أن تتقدم لشغل وظائف محددة وما ينتج عن ذلك من ممارسة بعض الضغوط الاجتماعية لتعيين أشخاص دون مستوى الكفاءة أو الفعالية المطلوبة.

وكما نلاحظ اليوم فإن تطبيق إستراتجية التقلص التنظيمي أصبح واقعاً تنظيمياً في معظم المنظمات ولا شك أن عملية تخطيط الموارد البشرية تعتبر الأساس في تطبيق هذه الإستراتيجية، فلا بد من توفر أساس قانوني يمكن الاعتماد عليه في الحالات التي ترغب فيها المنظمة في التخلص من العمالة الزائدة والإبقاء على الأشخاص الذين تتوفر لديهم القدرة على أداء الأعمال الموكلة إليهم بكفاءة وفعالية.

2. تزويد المنظمة بالعمالة الراغبة بالأداء ، ويشمل ذلك :

أي العمالة التي يتوفر لديها الدافع للعمل حيث أن القدرة لا تكفي للقيام بأي عمل ما لم تكن هناك رغبة تدعمها،ويجب أن يتوفر لدى العاملين رافع التخطيط للمستقبل الوظيفي نلاحظ هذا من خلال المنظمات التي تسعى لتعيين العمالة الراغبة في تحسين الأداء والاستمرار في العمل وكل هذا يقود في النهاية إلى تحقيق رضاء العاملين.

3. تزويد المنظمة بنظام عادل للاختيار والتعيين، ويشمل ذلك :

تسعى المنظمات من خلال تخطيط الموارد البشرية إلى توفير نظام عادل للاختيار والتعيين بما يضمن فرص عمل متساوية للعمالة القادرة والراغبة ،ومن هذه المنطلق فإن عملية تخطيط الموارد البشرية تضمن إلى حد كبير تحديد الاحتياجات بشكل دقيق بما يساعد المنظمة على مواجهة ما قد يوجه إلها من تساؤلات قانونية في مجال اختيار وتعيين العاملين.

إضافة للأمور الثلاثة السابقة تبرز أهمية تخطيط الموارد البشرية في توقع احتياجات المنظمة من الموارد البشرية قبل وقت كاف وبالتالي تخفيض التكلفة الناتجة عن الزيادة أو النقص في العمالة بالإضافة إلى رفع الإنتاجية عن طريق تحسين استخدام الموارد البشرية… أيضاً يساعد تخطيط الموارد البشرية في إعداد الموازنة التقديرية للرواتب والأجور وتوزيع عبء العمل في المنظمة بشكل متوازن بين وحداتها الإدارية.

4.5. العوامل المؤثرة في التخطيط الإستراتيجي للموارد البشرية

هناك مجموعة من العوامل التي تؤثر على عملية تخطيط الموارد نذكر منها:

1. الفلسفة العامة للمنظمة : وتوجه المنظمة نحو زيادة أو تقليص حجم العمالة لديها أو زيادة كفاءة ونوعية العمالة لديها أو إبقاء الوضع على ما هو عليه.
2. الخطة الإستراتيجية للمنظمة : حيث تعد عملية تخطيط الموارد البشرية جزءاً من التخطيط الاستراتيجي كما أنها تساهم في عملية التخطيط الاستراتيجي حيث تساعد المنظمة في تحديد الموارد .
3. دراسة الظروف البيئية: وهي دراسة تنطوي على تحديد ماهية التغيرات الاقتصادية والاجتماعية والتكنولوجية والسياسية التي تحدث في البيئة الخارجية، فحسب الفرص أو التهديدات وتتمثل هذه الفرص والتهديدات في بعض الأمور ومنها:

• ( أ‌ )           عرض العمالة.
• ( ب‌ )         المتطلبات القانونية المتزايدة والتي تحكم سياسات وممارسات إدارة الموارد البشرية.
• ( ت‌ )         التغير التكنولوجي السريع.    
• ( ث‌ )         استراتيجيات المنافسين المتعلقة بالموارد البشرية حيث يمكن أن تؤثر هذه الاستراتيجية على الاتجاهات المستقبلية للعمل مثل القدرة على جذب والحفاظ على أفضل المهارات البشرية المتاحة.

4. تقييم نقاط القوة والضعف للمنظمة: أي تحديد ماهية العوامل التي قد تقوي أو تضعف وتحد من اختيار تصرفات معينة من مجموعة التصرفات المستقبلية المحتملة للمنظمة ومن أمثلة المشاكل الشائعة التي قد تعوق التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة هي:

• ( أ‌ )           وجود بعض العاملين كبار السن.
• ( ب‌ )         الأعداد الزائدة للقوى العاملة عن المطلوب للعمل والذي يحد من القدرة على الحراك للأفراد في المراكز الرئيسية .
• ( ت‌ )         أو النقص في فرص الترقية للأفراد وذوي الاحتمالات المستقبلية العالية.

5. تحديد الأهداف والغايات : أي تحديد ما يلي :

• ( أ‌ )           ماهية أهداف المبيعات أو الأرباح.
• ( ب‌ )         العائد على الاستثمار المطلوب لتحقيقه؟
• ( ت‌ )         ما هو الزمن المحدد المطلوب لتحقيق هذه الأهداف من خلاله .

6. تنمية الاستراتيجيات: أي تحديد ما يلي :

• ( أ‌ )           مجموعة الأفعال والتصرفات التي يجب أن تتبعها المنظمة لتحقيق وترقية أهدافها؟
• ( ب‌ )         ما هي البرامج اللازمة لتحقيق وتنفيذ الاستراتيجيات؟
• ( ت‌ )         ما هي التغيرات المطلوبة في الهيكل التنظيمي والعمليات الادارية والموارد البشرية.   
• ( ث‌ )         في هذا المجال يكون التركيز منصبا على تخطيط الموارد البشرية، وكيفية الحصول عليها وتحديد المهام والواجبات الموكلة إليهم، وتنميتها واستخدامها الاستخدام الأمثل وانهاء خدماتها كل هذا يفرض تشكيل المنظمة بطريقة سليمة ويمثل هذا نقطة التقاء تخطيط الموارد البشرية والتخطيط الاستراتيجي.      

4.6. أهداف تخطيط الموارد البشرية

يمكن تحديد أهداف تخطيط الموارد البشرية كما يلي :

1. التعرف على الوضع القائم للقوى العاملة بصورة تفصيلية يمكن من تحديد المعالم الأساسية لقوى العمل المتاحة.
2. التعرف على مصادر الموارد البشرية ودراستها وتقييمها بهدف تحديد أسلوب الاستفادة المثلى منها في تنفيذ خطة الموارد البشرية من حيث الكم والنوع.
3. التعرف من خلال البيانات والمعلومات على المشاكل التي تحد من الاستخدام الأمثل لقوة العمل الحالية والمتاحة في الحاضر والمستقبل.
4. محاولة وضع حلو ل موضوعية لمشاكل عدم الاستخدام الأمثل لقوة العمل مع ضرورة التركيز  بصفة خاصة على وضع حلول مشكلتي البطالة المقنعة والعجز في بعض  فئات العاملين.
5. التنبؤ بأعداد ونوعيات الموارد البشرية اللازمة لمختلف الأنشطة في المنظمة خلال فترة زمنية مناسبة في المستقبل بحيث يغطي هذا التنبؤ الموارد البشرية اللازمة للإحلال والتوسعات في الأنشطة المختلفة خلال الفترة المحددة.
6. تحديد معالم سياسات وخطط التعيين والتدريب اللازمة لضمان الوصول إلى مستوى التشغيل الاقتصادي السليم والمستقر داخل المنشأة .

يمكن القول أن الهدف الرئيسي لتخطيط الموارد البشرية يتمثل بالحصول على العدد اللازم والنوع المناسب من الموظفين والمحافظة على طاقات العاملين واستثمارها وتعزيز دافعيتهم نحو العمل وإعداد ميزانية الموارد البشرية سواء في مجال التوظيف أو التدريب أو الخدمات أو إنهاء الخدمات بالإضافة إلى تحقيق التكامل بين الخطط الإستراتيجية للمنظمة وبين إستراتيجية الموارد البشرية وأنظمتها المختلفة.