الدليل المهني للشؤون الإدارية والخدمات العامة

من سياسة الشركة التأكد من وجود نظام ترقيم ملفات موحد للشركة يكون قابلاً للتطبيق الآلي والتطوير والتحديث ويسهل على العاملين في الشركة حفظ الملفات واسترجاعها والفصل فيما بينها بطريقة عملية وواضحة.

يغطي هذا البند كافة المعلومات المتعلقة بصلاحية وطريقة توقيع المستندات وطرق تحضيرها وتوزيعها مع افتراض وجود تواريخ وأرقام موضوعة بوضوح على كل مستند حسب ما ورد في نظام الملفات المشار اليه – البند السابق.

 1 .  

صلاحية التوقيع عن الشركة:

يمثل المدير العام التننفيذي السلطة العليا المخولة بالتوقيع عن الشركة.

عند تخويل أشخاص من داخل الشركة للتوقيع عن الشركة أمام السلطات المختصة، يكلف المدير العام التننفيذي التننفيذي هؤلاء بالتوقيع عن الشركة ضمن الحدود القانونية المطلوبة سواء بالنسبة للميزانيات أو الإقامات أو العقود أو غيرها وذلك حسب الحال.

بالنسبة للمراسلات الروتينية مع الدوائر الحكومية والمحلية يمكن تخويل الشخص المسؤول بالتوقيع عن الشركة، على أن يقرن توقيعه بختم الشركة إن لزم .

يمكن توكيل من تراه إدارة الشركة مناسباً للتوقيع عن الشركة في أمور محددة وضمن وكالات عامة أو خاصة لتصريف أمور العمل.

لا يجوز لأي موظف التوقيع على مستند من مستندات الشركة أو المرسلة باسمها ما لم يكن مخولاً بذلك رسمياً من قبل المدير العام التننفيذي.

 المدراء والأشخاص المخولون هم فقط الذين يحق لهم استعمال أوراق الشركة أو نماذج التقارير الخاصة بها بدون موافقة مسبقة.

يراعى عدم استعمال القرطاسية العائدة للشركة لأغراض أخرى سوى أغراض الشركة التي لها علاقة بالعمل.

 2 .  

طريقة التوقيع على مستندات الشركة:

يتم توقيع المراسلات الخارجية الخاصة بالشركة على النحو الآتي:

    ×       

اسم الشركة.

    ×       

اسم الموظف.

    ×       

صفة الموظف.

تعطي الشركة أهمية بالغة للانطباع الذي قد يترتب على طرق اتصالاتها المحررة كتابة ، لذا فإن من الأمور الهامة أن تكون اللغة الواضحة والصحيحة والإملاء السليم والمواعيد الدقيقة هي الأساس في التعامل مع الغير ، ويفترض مراعاة الأمور التالية عند تجهيز المستندات :

 1 .  

يجب أن تكون كتابة المسودة واضحة وأن يراجع كاتب المسودة كتابته مرة ثانية قبل تحويلها للطباعة.

 2 .  

يتوجب على الشخص المسئول وضع إشارته على كل مسودة لمراسلات أو تقارير خارجية قبل إحالتها للطباعة.

 3 .  

عند ملاحظة الطابع لسهو في اللغة أو الإملاء أثناء الطباعة يتوجب عليه لفت نظر المسؤولين لكي يجري التصحيح اللازم قبل إتمام الطباعة.

 4 .  

يجب وضع رقم الملف المناسب في جميع الرسائل والتقارير والموازين والبرقيات، بينما تحمل الصفحة الأولى رقم الملف فيجب أن تحمل النسخ الأخرى اسم الملف أو اسم المستلم.

من أجل التنسيق وتجميع المعلومات لدى الإدارة العليا في الشركة لتمكينها من المتابعة والإشراف على نشاط الشركة ، نبين فيما يلي بعض البيانات والمستندات التي يفترض إرسال نسخ عنها إلى هذه الإدارة .

 1 .  

المراسلات والتقارير الصادرة :

يرسل لمكتب المدير العام التننفيذي نسخ من جميع الأوراق الصادرة من الشركة (التقارير والبيانات والفواتير والمراسلات وغير ذلك).

تطبع جميع الرسائل والتقارير والبيانات والفواتير وغيرها الصادرة عن الشركة ، على عدة نسخ ويكون إحداها للعميل والثانية للشركة.

 2 .  

المراسلات الواردة:

  ترسل صور أو نسخ من المراسلات التالية التي ترد إلى الشركة إلى العاملين كل حسب اختصاصه وهي:

مراسلات العملاء وأي مستند يوضح أو يشرح المطلوب من الشركة تنفيذه بغرض القيام بأي عملية بيع .

أية ردود أو ملاحظات ترد للشركة كتابة من أي عميل بخصوص عمليات البيع أو التنفيذ.

أي خطاب يرد إلى الشركة من أي عميل يشكو فيه من التأخير أو يبدي فيه اعتراضاً على أي موضوع أو على أية مسألة قامت بها الشركة أو أحد موظفيها.

أي خطاب مهم يرد إلى الشركة من أي عميل أو جهة حكومية له علاقة بعمل الشركة أو بأية أمور أخرى مهمة.

يفضل قيام الشركة بالإعلان في الجريدة اليومية والمجلات الشهرية التي تصدر داخل المملكة، وأن يتم الاطلاع عليها من قبل المسؤول في الشركة والذي يقوم باستعراضها لاستخراج أية مواضيع خاصة أو عامة تصدر عن هذه الصحف أو المجلات وتتعلق بأعمال الشركة ومن أجل تعميم الفائدة أو المعلومة على المعنيين في الشركة يتم قطع هذه المواضيع وإرفاقها مع نموذج خاص بالتوزيع وتحويلها بطريقة التمرير لكل منهم لدراستها والإطلاع عليها وتدوين ملاحظاته عنها أو الاستفادة منها في أعمال الشركة فنياً أو إعلامياً أو تنموياً.

هناك نماذج للمذكرات الداخلية التي تستعمل عادة بين العاملين ورؤسائهم أو بين المسؤولين أو العاملين أنفسهم يكون الغرض منها نقل معلومات مستعجلة أو ملحة للعلم والاطلاع أو إثبات وقائع معينة بصورة واضحة دون حاجة لاستعمال المذكرات الرسمية .

عندما ترسل رسالة أو مذكرة أو فاتورة وينتظر جواباً عليها، على الشخص الذي ينتظر الجواب متابعة الموضوع بإحدى الوسيلتين التاليتين :

 1 .  

يتم متابعة هذا الموضوع من خلال ملف المعاملات الخاص بالموضوع.

 2 .  

وإما أن يسحب من الأصل نسخة إضافية من تلك الرسالة أو المذكرة أو الفاتورة، وفي هذه الحالة تختم هذه النسخة الإضافية بختم (نسخة للتذكير) وترسل إلى الملف الخاص بالتذكير بعد أن يكتب بأعلاها التاريخ الذي يجب أن تعاد فيه إلى الشخص المبين توقيعه بجانب التاريخ.

وتستعمل الطريقة الثانية بكل ما يتعلق بالفواتير وذلك بأن يحتفظ المحاسب أو الشخص المسؤول عن التحصيلات بالنسخة الإضافية من الفواتير لأجل ملاحقة تحصيلها.

إن الحكم علينا كشركة يقوم أساساً على الأعمال التي نقوم بتنفيذها من خلال العاملين لدينا، ويعتمد ذلك على مستوى هؤلاء العاملين المهني والأخلاقي باعتبار أن المستوى المهني يكون مبنياً أساساً على السلوك الشخصي والذوق الرفيع والحكم الجيد والاعتدال فالعاملين يجب أن يكونوا على علم بمدى مسئولياتهم بصفتهم الواجهة المرئية التي تمثل الشركة أمام العملاء،  لذا ومن أجل المحافظة على المستوى المطلوب، تم وضع المعايير التالية للسلوك الشخصي والهندام للعاملين.

 1 .  

السلوك الشخصي:

   على العاملين عدم إضاعة الوقت في النقاش في الشؤون التي تتعلق بأمور الشركة التي لا تخصهم مثل السياسات المالية أو المشاكل الشخصية أو أية أمور أخرى سواء فيما بينهم أو مع أشخاص آخرين، والامتناع عن الدخول في مناقشات تتعلق بشؤون خارجة عن نطاق العمل.

   على العاملين عدم إضاعة الوقت بقراءة الصحف والمجلات في المكاتب إلا إذا كان ذلك من طبيعة العمل.

   على العاملين عدم التحدث في الأمور الشخصية، أو التجمع والنقاش في أماكن العمل في أمور خارجة عن نطاق عملهم .

 2 .  

الهندام:

   التزام جميع العاملين بارتداء زي نظيف للمحافظة على المظهر العام .

   الالتزام بإبقاء الأحذية نظيفة ولامعة باستمرار.

   المحافظة على النظافة العامة والتطيب باعتدال وباستمرار.

   إن الحفاظ على المظهر العام للموظف والالتزام بالحضور للعمل بالشكل اللائق سواء من ناحية الملبس أو المظهر شكلا وموضوعاً هو أولاً لمصلحة الفرد وثانياً دليلاً على المهنية الشخصية والأخلاق السوية وعلى المسئولين في الشركة متابعة الالتزام بما جاء أعلاه.

من سياسة الشركة عدم السماح بالزيارات الشخصية أو أجراء المكالمات الخاصة داخل مكاتبها، إلا في أضيق الحدود وضمن الشروط التالية :

 1 .  

عدم استقبال الزوار في المكاتب إلا عند الضرورة حرصاً على الوقت، وفي مثل هذه الحالة يمكن استقبال الزوار لمدة قصيرة في قاعة الاستقبال.

 2 .  

ينحصر استعمال الهواتف بالأغراض التي تتعلق بالعمل، ويمكن استعمالها في حالات الضرورة لأغراض شخصية وذلك في أضيق الحدود سواء من حيث عدد أو زمن المكالمات، ويتم استعمال الهواتف للمكالمات الخارجية بموافقة كتابية مسبقة من المسؤول.

 3 .  

يمكن للموظفين إرسال بريدهم الخاص بواسطة بريد الشركة وبنفس القيمة، ويمكنهم استعمال رقم صندوق البريد الخاص بالشركة إنما عليهم الطلب ممن يقومون بمراسلتهم أن يوضحوا على المغلفات بأنها شخصية، وعليه فإن أي بريد يصل دون أن يذكر عليه عبارة (شخصي) قد يتعرض للفتح من قبل الشركة.

 4 .  

على الموظفين عدم استعمال الفاكس أو البريد الإلكتروني لأمور شخصية، إلا بموافقة خطية مسبقة من الجهة صاحبة الصلاحية وعلى نفقة الموظف الخاصة.

من الأمور الأساسية المرتبطة بالأخلاق المهنية، الإخلاص للعملاء الذين يمنحون للشركة ثقتهم التامة عند سماحهم لعاملينا بزيارتهم،  ويجب:

 1 .  

عدم مناقشة شؤون العميل مع طرف ثالث، ما لم يكن هناك تخويل بذلك من قبل العميل، وحتى في مثل هذه الحالة يجب مناقشة الأمر مع المسؤول.

 2 .  

عدم كشف أية معلومات عن العميل لأي جهة أخرى من الذين ليست لديهم علاقة بتلك المعلومات.

 3 .  

عدم بحث شؤون الشركة أو الأمور ذات الطبيعة السرية الخاصة بالعملاء في أماكن عامة، أو بحث مثل هذه الأمور مع عاملين غير مخولين، ولو كانوا من أفراد الشركة.

على موظفي الشركة عدم قبول هدايا من العملاء المحتملين إلا بموافقة المدير العام التننفيذي، ويجب عليهم عدم قبول أو طلب هدايا أو إكراميات من العميل، وإذا سبق وحصل مثل هذا الأمر، فعلى الموظف إبلاغ ذلك فوراً للرئيس المباشر، حتى يكون بالصورة ويعمل على حل الموضوع.

 1 .  

على موظفي الشركة عدم الارتباط مع الغير بأي عمل أو غيره سواء أكان براتب أو بغير راتب لأن من مصلحة الموظف في الشركة وضع كافة طاقاته لعمله في الشركة.

 2 .  

لا يسمح للعاملين بالمساهمة أو التدخل في أية أنشطة تجارية أو أية أنشطة أخرى عدا الأعمال المكلفين بها ضمن واجباتهم ضمن أنظمة وتعليمات الشركة إلا بموافقة خطية مسبقة من المدير العام التننفيذي.

 3 .  

لا يسمح للعاملين تحت أية ظروف استعمال اسم الشركة عند تعاملهم مع الغير في أمور شخصية خاصة.