الدليل المهني لنظام المبيعات

يكون تعيين مسئولي المبيعات ومندوبي البيع في المركز الرئيسي والفروع الأخرى للمؤسسة بموجب أحكام هذه اللائحة وتلغي هذه الأحكام ما سبقها .

يتم تعيين العاملين في مجال المبيعات لجميع المستويات وذلك حسب السياسة العامة المعتمدة للمؤسسة .

تحدد المزايا والرواتب التي تستحق لجميع العاملين في مجال المبيعات وذلك حسب جدول الرواتب والأجور والمزايا المعتمد للمؤسسة .

تحدد مستويات الإشراف والعلاقات بين العاملين في مجال المبيعات وذلك بموجب الهيكل التنظيمي المعتمد للمؤسسة .

يختص كل مندوب بخدمة العملاء الذين يوكل بخدمتهم ومتابعتهم من قبل المؤسسة .

في جميع الحالات يجب أن يكون الوفاء بالإلتزام مقروناً بحسن الأداء للخدمة المقدمة للعميل بالتعاون مع الزملاء والرؤساء ومع الجهات المقابلة في قطاعات المؤسسة ، وتنمية حجم التعامل مع هؤلاء العملاء .

يشرف مسئول مبيعات ( مدير أو مشرف ) على كل المندوبين ويكون مسئولاً عن تحقيق كل منهم لإلتزامه وتحقيق الحصة الشهرية والسنوية المحددة له ، وعليه أن يزودهم بالتوجيهات والإرشادات والنصائح وأن يسدي لهم العون وأن يتدخل شخصياً لحل ما قد يقابلونه من مشكلات وأن يطلب المعونة من مدير المبيعات إذا لزم الأمر .

مسئوليات وصلاحيات مدير المبيعات :

يحق لمدير المبيعات طبقاً للمادة العاشرة من السياسة العامة للمبيعات ممارسة الصلاحيات التالية :

1.     يحق لمدير المبيعات الإشراف على أولويات البيع للعملاء حسب الطلبيات الواردة منهم والإحتفاظ بالإتفاقيات والعقود المبرمة مع العملاء والتحقق من إلتزام الفروع برفع التقارير الدورية إلى إدارة المبيعات في أوقاتها .

2.     الإشراف على عمليات تلبية طلبات العملاء والتأكد من إستكمال الإجراءات البيعية .

3.     تطبيق السياسة العامة للمؤسسة فيما يخص مبيعات الجملة والتسهيلات الممنوحة للعملاء سواء من ناحية الخصومات أو التسهيلات في الدفع والإئتمان .

4.     متابعة تنفيذ إلتزامات المؤسسة فيما يخص مبيعات الجملة والتسهيلات الممنوحة للعملاء سواء من ناحية الخصومات أو التسهيلات في الدفع والإئتمان .

5.     الإطلاع على التقارير الاحصائية الخاصة بالمناطق ورفعها إلى الإدارة العليا .

6.     الإشراف على عمليات الجرد الشهري والتوقيع على محاضر الجرد مع أعضاء لجنة الجرد .

7.         التأكد من تطبيق الفروع لإجراءات البيع الموضوعة من الإدارة ورفع التقارير عن المخالفات .

8.     تقديم تقارير دورية عن الأعمال التي تم إنجازها في إدارة المبيعات والإختلافات بين المحقق والمخطط .

9.     العمل على خلق أسواق جديدة للمبيعات والمنتجات الجديدة .

10. العمل على دراسة وحل مشاكل المندوبين والمشرفين التي تواجههم في عمليات البيع .

11. متابعة حركة الوارد والصادر والرصيد في خزائن الذهب بصفة مستمرة .

12. إصدار القرارات واللوائح والأنظمة التي من شأنها تنظيم العمل في مراكز المبيعات .

13. إعتماد صرف عمولات التوزيع للمندوبين والفروع التابعين لإدارة المبيعات .

14.          إقتراح المكافآت والعلاوات الدورية الإستثنائية للعاملين في إدارة المبيعات وعرضها على المدير العام لإعتمادها .

15.          إعتماد المصاريف العامة والخاصة بإدارة المبيعات .

16.          تكليف أي من العاملين في إدارة المبيعات بأعمال إضافية وإعتمادها ثم عرضها على الإدارة العليا .

مهام ومسئوليات مندوبين المبيعات :

تكون مهام ومسئوليات مندوبين المبيعات طبقاً للمادة التاسعة من السياسة العامة للمبيعات على النحو التالي :

1.          متابعة الأسواق والبحث عن عملاء جدد .

2.          تعريف المؤسسة والمنتج للعملاء الجدد .

3.          متابعة خدمات ما بعد البيع .

4.          تجميع المعلومات عن المستهكلين .

5.          متابعة المبيعات والمتحصلات بصفة دورية .

6.          الإلمام التام ومعرفة الأصناف التي يعمل بها .

7.          الإلمام بأحوال العملاء .

في حالة سفر مندوب يجب تأمين من يخدم عملائه ويكون ذلك بالتنسيق مع مسئول المبيعات وبموافقة كتابية من المندوب المسافر البديل ومسئول المبيعات ، ويجب إبلاغ إدارة الشئون المالية ببيان كامل بعملاء المندوب وموقفهم وعلى إدارة الشئون المالية التأكد من الموقف المالي لكل عميل وموقف تحصيل إستحقاقات المؤسسة لديه .

سياسة تحصيل الديون : تكون الشئون المالية طبقاً لهذه المادة مسئولة عن تجهيز الكشوفات المطلوب تحصيلها في مواعيدها المحددة لإدارة المبيعات بصفة دورية .

سياسة الديون المعدومة : يتوجب على الإدارة طبقاً لهذه المادة وضع إحتياطي للديون المعدومة.

تكون إدارة المبيعات طبقاً لهذه المادة هي الجهة المسئولة عن توزيع المبيعات بالمؤسسة كما هي المسئولة مسئولية تامة عن توزيع حصص المنتجات على الفروع والمندوبين .

إرجاعات المبيعات : يتم عرض حالة المرتجعات للإطلاع عليها ولمدير المبيعات الحق في معرفة الأسباب وإتخاذ القرار المناسب بشأنها .

التحصيل : يكون نظام التحصيل طبقاً لهذه المادة عن طريق المندوبين فقط على أن يتم إلغاء أي نظام مخالف لذلك ، ويتم التحصيل بواقع سندات مخصصة لهذا الغرض .

خصائص نظام العمولات والحوافز :

يهدف نظام العمولات والحوافز إلى تحفيز العاملين في هذا القطاع بالقدر الذي يدفع بمبيعات المؤسسة إلى الأمام وتحقيق النتائج المرجوة ويجب أن يؤدي النظام المتبع مع مكافأتهم إلى تحقيق ما يلي :

1.     إستقرار العاملين وإطمئنانهم في العمل وبأن يحقق لهم هذا النظام دخلاً معقولاً ومنتظماً .

2.     تشجيع العاملين بالمبيعات على بذل اقصى جهد في عملهم لتحقيق اللأهداف الموضوعة.

3.     العدالة بين العاملين بحيث يتم مكافأتهم كل حسب جهده وإخلاصه في العمل.

4.     تشجيع العاملين على الإلتزام بسياسات المؤسسة وأنظمتها المعتمدة .

5.     الإعتماد في إحتساب عمولة المبيعات على عوامل يمكن التحكم فيها مثل تحقيق الحصص السنوية المعتمدة من مدير المبيعات .

المستهدفون من نظام العمولات :   مديري المبيعات ومندوبي المبيعات .

المستهدفون بالنظام :  هم العاملون الخاضعون لأحكام هذا النظام والمستحقون لعمولات البيع طبقاً لبنود النظام .

عمولات البيع : تعتبر العمولة طبقاً لهذه المادة هي نسبة من قيمة المبيعات أو الأعمال المنفذة تصرف كعمولة ومكافأة للمستهدفين بالنظام عند استيفاء شروط منح العمولة .

في جميع الحالات يتم صرف العمولات سنوياً من واقع التحصيل الفعلي وتتم المحاسبة سنوياً .