Facebook Twitter
0
0

الدليل المهني لنظام المشتريات

التعريف العام

  1. يُعرف دليل نظام المشتريات بأنه مجموعة الضوابط والسياسات والإجراءات المعتمدة في الشركة لتنظيم عملية المشتريات والرقابة عليها .
  2. يشتمل الدليل على جميع المسائل التي توضح خطوات إعداد دليل نظام المشتريات والبناء عليها لتناسب الشركة ، مما يمكن المسؤول من المقارنة والقياس ( Benchmarking ) عند إعداد الدليل.
  3. يقع الدليل في ( 55 ) صفحة من الحجم العادي (A4).

$300 دولار أمريكي

المحتويات التفصيلية للدليل

خارطة الطريق للأدلة المهنية ( النظام الشامل ) وموقع الدليل في الخارطة
المجموعة الأولى ( منظومة الحوكمة )  – Group ( 1 ) Corporate Governance System
رقم الدليل الدليل
1 الدليل المهنـي للميثاق العائلي Family Charter P. Manual
2 الدليل المهنـي لنظـام الحوكمــة Corporate Governance P. Manual
3 الدليل المهني لحوكمة الشركات العائلية Family CO. CG P. Manual
4 الدليل المهني لحوكمة الشركات المتوسطة والصغيرة CG P. Manual for Medium & Small CO.
5 الدليل المهني للميثاق الأخلاقي للشركة Company COE Charter P. Manual
6 الدليل المهني لميثاق إدارة المخاطر Risk Management Charter P. Manual
7 الدليل المهني للتميز المؤسسي والجودة O.Excellence & Quality P. Manual
المجموعة الثانية ( النظام الإداري )  – Group ( 2 ) Administrative System
8 الدليل المهني للهيكل التنظيمي Organization Chart P. Manual
9 الدليل المهني للمؤهلات والجدارات والمهارات Q., Competencies & Skills P. Manual
10 الدليل المهني للوصف الوظيفي Job Description P. Manual
11 الدليل المهني لمهام الوحدات الرئيسية في الشركة Main Co. Units Tasks P. Manual
12 الدليل المهني لمنظومة الصلاحيات الوظيفية Authorities Matrix P. Manual
المجموعة الثالثة (نظام الموارد البشرية  )  – Group ( 3 ) Human Resources System
13 الدليل المهني لنظام الموارد البشرية HR System P. Manual
14 الدليل المهني للميثاق الأخلاقي للموظفين Employees COE  P. Manual
15 الدليل المهني لإدارة المواهب والتدوير والتعاقب الوظيفي TM,FR & SP P. Manual
16 الدليل المهني لنظام تقييم الأداء Performance Appraisal P. Manual
17 الدليل المهني للتصنيف الوظيفي وجدول الرواتب JC & Salary Scale P. Manual
18 الدليل المهني لنظام الحوافز والمكافآت Incentives & Rewards System P. Manual
19 الدليل المهني للإختيار والتوظيف Selection & Recruitment P. Manual
20 الدليل المهني للإندماج الوظيفي وتوجيه الموظف الجديد Career Integration & N.E. Guide P. Manual
21 الدليل المهني لنظام التوفير والإدخار والصندوق الخيري Emp. SF& C.Fund  P.Manual
22 الدليل المهني لدليل الموظف Emp. Hand Book P.Manual
23 الدليل المهني لقاموس الموارد البشرية HR Glossary P.Manual
المجموعة الرابعة ( النظام المالي والعمليات ) – Group ( 4 ) Financial & Operation System
24 الدليل المهني للنظام المالي Financial System P.Manual
25 الدليل المهني للتدقيق الداخلي Internal Audit P.Manual
26 الدليل المهني للموازنات التقديرية Estimated budgets P.Manual
27 الدليل المهني لنظام المشتريات والمستودعات Proc. & Warehouses P.Manual
28 الدليل المهني لنظام المبيعات Sales System P.Manual
29 الدليل المهني لنظام الإئتمان والتحصيل Credit & Collection P.Manual
30 الدليل المهني لنظام الشؤون الإدارية والخدمات العامة Admin. & General Services  P.Manual
31 دليل المسؤولية الإجتماعية للشركة Social Responsibility P.Manual
32 الدليل المهني لمعالجة شكاوي العملاء Customer Complains Handling P.Manual
33 الدليل المهني للسلامة والصحة المهنية Safety & O.Health P.Manual
34 الدليل المهني للتخطيط الإستراتيجي للموارد البشرية HR S. Planning P.Manual
المجموعة الخامسة ( الأدلة المتخصصة  )  – Group ( 5 ) Specialized Manuals
35 دليل المجلس العائلي Family Council Manual
36 دليل الصندوق العائلي Family Fund Manual
37 دليل ميثاق الشركاء Partner Charter Manual
38 دليل ميثاق الجمعية العامة ومجلس الإدارة GA & BOD Charter Manual
39 دليل ميثاق مجلس الأبناء  والمجلس الإستشاري Sons ( Parallel ) & C. Council C. Manual
40 دليل ميثاق لجان المجلس ومراقب الحوكمة ومسؤول الإلتزام BOD Committee’s & CG Contr. & C. Manual
41 دليل ميثاق الإدارة التنفيذية والرئيس التنفيذي EM & ( CEO ) Charter Manual
42 دليل الشفافية والإفصاح والمسائلة والتضارب في المصالح Transparency, Disclosure, Accountability & COI Manual
43 دليل المراجعة الداخلية والخارجية Internal & External Audit Manual
44 دليل الصلاحيات والإلتزام الأخلاقي لأعضاء المجلس واللجان BOD & Comm. Authorities & COE Manual
45 دليل السياسات العامة للشركة Company Policies Manual
46 دليل تقييم أداء مجلس الإدارة واللجان BOD & Committee’s  Evaluation Manual
47 دليل أفضل الممارسات ونماذج القرارات والإجتماعات للمجلس واللجان BOD, Committee’s B. Practices & Forms Manual
48 دليل مؤشرات قياس الأداء Key Performance Indicators KPI’s Manual
49 دليل  سياسة المخاطر Risk Management Policy Manual
50 دليل السياسات العامة للموارد البشرية Human Resources Policies Manual
51 دليل الإجراءات ونماذج العمل للموارد البشرية HR Procedures & Working Forms Manual
52 دليل السياسات والتحاليل والتقارير المالية Financial Policies , Analyses & Reports Manual
53 دليل الإجراءات ونماذج العمل المالية Financial Procedures & Forms P. Manual
54 دليل نظام المشتريات Procurement System Manual
55 دليل نظام  المستودعات Warehouses System Manual
الشكل التنظيمي / العناصر الرئيسية لدليل لدليل نظام المشتريات

المحتويات التفصيلية للدليل

1. الباب الأول : السياسات والإجراءات العامة

1.1. الفصل الأول : التعريفات والتعريف بالشركة

1.1.1. تعريفات عامة
1.1.2. بيانات الشركة

1.2. الفصل الثاني : أهداف وصيانة وتحديث الدليل

1.2.1. أهداف الدليل
1.2.2. تعديل وتحديث الدليل

1.3. الفصل الثالث : أهداف ومسؤوليات ونطاق عمل وعلاقات وحدة المشتريات

1.3.1. تعريف وحدة المشتريات
1.3.2. أهداف وحدة المشتريات
1.3.3. الضوابط العامة لأعمال وحدة المشتريات
1.3.4. نطاق عمل وحدة المشتريات
1.3.5. مهام وواجبات مسؤول المشتريات
1.3.6. الصلاحيات في نطاق المشتريات
1.3.7. الهيكل التنظيمي لوحدة المشتريات

1.4. الفصل الرابع : التخطيط والإجراءات للمشتريات

1.4.1. التخطيط للمشتريات
1.4.2. أنواع طلبات الشراء
1.4.3. أنواع المشتريات
1.4.4. خطوات إعداد طلبات الشراء
1.4.5. اعتماد وإلغاء طلبات الشراء
1.4.6. خرائط إجراءات طلبات الشراء
1.4.7. خرائط إجراءات إستدراج العروض
1.4.8. ضوابط طلبات الشراء المستعجلة
1.4.9. خرائط إجراءات طلبات الشراء المستعجلة
1.4.10. ضوابط العهدة النقدية ( النثرية )
1.4.11. خرائط إجراءات العهدة النقدية

1.5. الفصل الخامس : الضوابط العامة لأوامر الشراء

1.5.1. إعداد أوامر الشراء
1.5.2. خرائط إجراءات أمر الشراء
1.5.3. إعتماد وإرسال أوامر الشراء
1.5.4. إلغاء أو تعديل أوامر الشراء

1.6. الفصل السادس : الضوابط العامة لإستدراج عروض الأسعار والمناقصات

1.6.1. عروض الأسعار
1.6.2. السياسات العامة للمناقصات

1.7. الفصل السابع : الضوابط العامة لتأهيل وإختيار الموردين

1.7.1. السياسات العامة للتعامل مع الموردين
1.7.2. المفاضلة بين أساليب الشراء
1.7.3. التعاقد مع الموردين

1.8. الفصل الثامن : التعريف بأساليب الشراء وضوابط المرتجعات

1.8.1. شراء الكميات اللازمة كاملة مرة واحدة
1.8.2. شراء الكميات اللازمة أكثر من مرة واحدة
1.8.3. التعاقد على توفير الكميات المناسبة
1.8.4. مرتجعات المشتريات ( الإعتراض والرفض على المواد الموردة )

2. الباب الثاني : نماذج العمل

2.1. نموذج طلب الشراء
2.2. نموذج / طلب عرض أسعار
2.3. نموذج / أمر شراء
2.4. نموذج / قائمة الموردين المعتمدين
2.5. نموذج / إستبيان تقييم الموردين
2.6. نموذج / المفاضلة بين الموردين
2.7. نموذج / تحليل العروض

 

نماذج من الدليل

ملاحظة : أدناه عينة من محتويات الدليل …. وبالتالي فإن جميع الدليل بهذه الصيغة وهذا الترتيب وهذا التنسيق 

 

4.1. الضوابط العامة لأعمال وحدة المشتريات

 

1. يجب التأمين على المواد والأجهزة والبرامج المشتراة من الخارج أو الداخل ( إذا تطلب الأمر ذلك ) والتي قد تتعرض للتلف أو الضياع خلال النقل.
2. يجب مراجعة طلبات الشراء مع الموازنة التقديرية المعتمدة ( إن وجدت وكانت معتمدة ومعمول بها في الشركة ) الخاصة بالبند المراد شراؤه والتقيد بالموازنة الموضوعة.
3. يجب التنسيق مع الجهات الطالبة لإستقبال وإستلام المشتريات المطلوبة
4. يجب تحديد طرق الشراء بناءً على نوعية المشتريات سواءً كانت من خلال الموردين المعتمدين لدى الشركة أو بطلب عروض أسعار من أكثر من مورد في السوق الداخلي والخارجي حسب سياسة الشركة.
5. على وحدة المشتريات التنسيق مع الإدارات والأقسام الأخرى ذات العلاقة كالمستودعات في متابعة مخزون المواد المشتراة بعد إستلامها

 

4.2. نطاق عمل وحدة المشتريات

 

1. تُؤمن وحدة المشتريات احتياجات الشركة من السوق المحلي أو الخارجي مع أفضلية الشراء من السوق المحلي وذلك حسب الحاجة وبأقل سعر ممكن وذلك بما يتفق مع الأهداف العامة للشركة.
2. تكون وحدة المشتريات مسئولة عن المشتريات بمختلف مصادرها المحلية والخارجية مع مراعاة التالي:
       2.1. شراء المواد والأجهزة والبرامج التي لا تتوفر محلياً من الموردين من الخارج.
       2.2. التأكد من سمعة المورد وقدرته على تسليم المواد المطلوبة بوقتها قبل إصدار أمر الشراء.
       2.3. التأكد من أن أسعار المواد والأجهزة والبرامج مناسبة بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية المختلفة بالشركة .
       2.4. التعامل مع موردين ملتزمين وموثوق بهم وبالمواد والأجهزة والبرامج التي يبيعونها.
       2.5. الدفع للموردين بواسطة الشيكات أو تحويلات بنكية كلما أمكن ذلك.
       2.6. الطلب من المورد توصيل البضاعة إلى مكان استخدامها بدل من إرسال مندوب شراء لتحميلها.
3. يتضمن نطاق وحدة المشتريات مخاطبة شركات الخدمات والحصول على عروضهم لتقديم الخدمات الخاصة المطلوبة من كافة الوحدات التنظيمية المختلفة بالشركة.
4. تكون وحدة المشتريات مسئولة عن متابعة تحصيل مطالبات شركة التأمين والتنسيق مع الإدارة المالية بهذا الخصوص ( إن وجد ذلك ) .

 

4.3. مهام وواجبات مسؤول المشتريات

1 . الهدف و الغرض من الوظيفة :
تنفيذ أوامر الشراء لأي مواد / برامج / أجهزة / خدمات وغير ذلك من المتطلبات المختلفة للوحدات التنظيمية في الشركة بالمواصفات المطلوبة وفي الوقت المحدد وبأفضل الاسعار وتنفيذ جميع التعليمات الخاصة بأوامر الشغل المحولة من الجهات ذات العلاقة.
2 . الرئيس المباشر:
مدير الخدمات المساندة
3 . المهام و المسئوليات:
1 . مراعاة تنفيذ أحكام نظام المشتريات المعتمد والخطط و البرامج التنفيذية في الشركة وكذلك القرارات الصادرة بشأن تنفيذ طلبات الشراء.
2 . الإحتفاظ بقواعد البيانات عن المردين وتحديثها بإستمرار .
3 . تنظيم خطوات العمل ومراقبة سيرها ومتابعة تنفيذ وتقييم الأداء وبهدف رفع الكفاءة الوظيفية.
4 . تنمية العلاقات الطيبة مع الوحدات التنظيمية المختلفة وخارجها مع مصادر التوريد.
5 . البحث عن أفضل مصادر التوريد و اقلها تكلفة، وفق إمكانية التوريد في الوقت المناسب.
6 . التدقيق والتوقيع على أوامر الشراء قبل اعتمادها من صاحب الصلاحية.
7 . متابعة دفع مستحقات الموردين للمحافظة على العلاقة الطيبة معهم.
8 . مقابلة ممثلو الشركات و المؤسسات و معرفة المستجدات للمواد المراد شراؤها.
9 . مناقشة العروض مع الوحدات التنظيمية المعنية للحصول على أفضل الأسعار
10 . التنسيق مع الجهات الطالبة لزيارة الموردين في مواقع أعمالهم لمعرفة المستنجدات على الساحة ( إذا تطلب الأمر ذلك ) .
11 . توطيد العلاقة من الموردين للحفاظ على مصادر التوريد.
12 . استخدام أفضل أساليب الشراء و تطويرها باستمرار.
13 . تنفيذ طلبات الشراء الواردة اليه و كذلك جميع أوامر الشغل في حدود عمله
14 . إقتراح الإجراءات التحسينية و العلاجية و الوقائية التي من شأنها تحسين أداء العمل .
15 . تنفيذ جميع المهام التي تطلبها منة الجهات ذات العلاقة .
16 . رفع تقرير أسبوعي إلى مدير الخدمات المساندة لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان الأسباب المؤدية لذلك .
17 . جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمي المعتمد لإدارة المشتريات
4 . نطاق المسئولية و الإشراف:
تنحصر مسئولية مندوب المشتريات في تنفيذ أوامر الشراء و أوامر الشغل و كذلك في تنفيذ و أداء المهام الموكلة إليه في حدود عمله.
5 . السلطات و الصلاحيات:
السلطات و الصلاحيات الممنوحة لمندوب المشتريات محصورة في كيفية أدائه لوظائفه بالشكل الصحيح وفي الوقت المحدد .
6 . المؤهلات الدراسية:
• شهادة جامعية.
• خبرة لمدة ( 3 ) سنوات على الأقل
7 . اللـغــات:
• اللغة العربية – بطلاقة تحدثاً و كتابة
• اللغة الإنجليزية -يفضل جيد على الأقل تحدثاً و كتابة
8 . المهــارات:
مسؤول المشتريات يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:
1 . حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق
2 . التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً.
3 . مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين.
4 . المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل في توقيت واحد بدون إرتباك.
5 . مهارات التفاوض والتعامل مع الموردين باحتراف
9 . السمات الشخصية : يجب أن يتحلى مندوب المشتريات بالسمات التالية:
1 . الإنضباط في المواعيد
2 . التركيز و المنطقية في التفكير
3 . معدل ذكاء طبيعي
4 . هادىء الطباع و غير إنفعالي
5 . اللباقة في الحديث و بشاشة الوجه وحسن المظهر
6 . الصدق والأمانة الشديدة
7 . يفضل ألا يقل السن عند التعيين في وظيفة مندوب مشتريات عن 21 سنة و لا يزيد عن 30 سنة
10 . معايير التقييم
1 . نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات إدارة المشتريات من خلال إدارة نظام الجودة.
2 . تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية.
3 . التقارير الأسبوعية التي يرفعها مندوب المشتريات لرئيسه المباشر (مدير المشتريات).
4 . تقرير الرئيس المباشر (مدير المشتريات).

 

4.4. المجموعة الثانية : صلاحيات مجلس الإدارة

م

بنـود الصلاحيات

مستوى الصلاحية

الإقتراح

التوصية

الاعتماد

      1.        

سياسة المخاطر

الرئيس التفيذي

مجلس الإدارة

رئيس مجلس الإدارة

§      تعريفات سياسة إدارة المخاطر ( Risk Management ) :

·      هي السياسات الموضوعة لمواجهة الظروف والأحداث والعمليات التي قد تشكل أو تمنع أو تحجب تحقيق الأهداف الموضوعة للشركة.

·      هي عملية قياس وتقييم للمخاطر وتطوير إستراتيجيات لإدارتها، تتضمن هذه الإستراتيجيات نقل المخاطر إلى جهة أخرى وتجنبها وتقليل آثارها السلبية وقبول بعض أو كل تبعاتها .

·      هي النشاط الإداري الذي يهدف إلى التحكم بالمخاطر وتخفيضها إلى مستويات مقبولة.

·      هي عملية تحديد وقياس والسيطرة وتخفيض المخاطر التي تواجه الشركة.

§      تشمل المخاطر التي قد تتعرض لها الشركة بعض المخاطر التالية وهي – على سبيل المثال لا الحصر – :

·      وجود سيولة غير مستثمرة.

·      وجود موظفين غير أكفاء لقيادة أعمال الشركة.

·      وجود أصول ثابتة غير مستغلة.

·      توجيه الاستثمارات بطريقة غير مناسبة وغير كفؤة.

·      عدم وجود تأمين كافٍ على الأصول الثابتة للشركة.

·      وجود مخزون بطيء الحركة.

§      يجب أن تشترك جميع الوحدات التنظيمية في إعداد سياسة المخاطر (Risk Management Policy).

§      مدير إدارة المخاطر هو المسؤول الرئيس عن وضع السياسات العامة للمخاطر وتطبيقها والرقابة عليها.

      2.        

نظام الضبط الداخلي

الرئيس التنفيذي

لجنة المراجعة

رئيس مجلس الإدارة

§      يقترح الرئيس التنفيذي للشركة نظام الضبط الداخلي بالتشاور والتنسيق مع جميع الجهات ذات العلاقة ( الموارد المالية – المراجعة الداخلية – المراجع الخارجي ) ويمكن الإستعانة ببيوت الخبرة الخارجية لإعدادها إذا تطلب الأمر ذلك.

      3.        

الإشراف على عمليات التقصي ذات العلاقة بالغش أو الاختلاس أو الاحتيال أو الأخطاء.

لجنة المراجعة

رئيس لجنة المراجعة

رئيس مجلس الإدارة

 

 

 

تصفح المزيد من الأدلة الاسترشادية

اشترك في النشرة الاخبارية

اشترك ليصلك أخر الأخبار والتطويرات

ARABIC ENCYCLOPEDIA FOR TOTAL ADMINISTRATIVE SOLUTTIONS Ⓒ DEVELOPED BY

ARABIC ENCYCLOPEDIA FOR TOTAL ADMINISTRATIVE SOLUTTIONS Ⓒ DEVELOPED BY

error: Content is protected !!